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Rapid: PIM und Print mit ANTEROS
Erfahrungsbericht zur Preislistenautomatisierung: Livemitschnitt des Forum-Vortrags
Rapid Technic AG – Preiskatalog vollautomatisiert erstellt mit ANTEROS
Rapid Technic hat ANTEROS als zentrale Produktdatenbank (PIM) und vor allem zur vollautomatischen Preislistenerstellung eingeführt. In diesem Bericht stellt Rapid sein Projekt vor.
Ausgangslage
Für den Fachhandel (Schweiz und Export) wird jedes Jahr eine ausführliche Preisliste in Deutsch und Französisch sowie ein viersprachiges Exportpreisbuch erstellt. Zuvor wurden diese mit großem Aufwand manuell mit InDesign gestaltet. Deshalb suchten die Verantwortlichen von der Rapid Technic AG eine PIM-Software, mit deren Hilfe dieser personelle und finanzielle Aufwand massiv reduziert werden kann. Außerdem sollte mit dem gleichen System mittelfristig auch ein Webshop betrieben werden können. Die Rapid Technic AG entschied sich für die PIM-Software ANTEROS, die aus dem technologieführenden Softwareunternehmen INCONY AG aus Paderborn, vertreten durch die PPA communications GmbH aus Emmenbrücke, stammt Wie schnell und unkompliziert das erste Etappenziel, die vollautomatisierte Erstellung des Printkatalogs, erreicht werden konnte, soll hier beschrieben werden.
IST-Datenverwaltung
Die Daten wurden bisher auf folgenden Systemen gepflegt: ERP (SAP), diverse Exceltabellen, PowerPoint und InDesign für die Preislistenerstellung sowie Fotos in diversen Verzeichnissen.
Online-Seminar: Produktinformationsmanagement (PIM)
Im Zuge der Digitalisierung gewinnen Produktdaten zunehmend an Bedeutung. Eine Möglichkeit, Wachstum zu generieren, besteht darin, auf qualitativ hochwertige Produktdaten zu setzen. Eine PIM-Software (Product Information Management) kann dabei unterstützen, denn sie ermöglicht es, Produktdaten effizienter zu pflegen, eine hohe Datenqualität zu erreichen und die zentral gespeicherten Informationen in verschiedenen Kanälen wie Print, Web, App und Export zu nutzen.
SOLL-Datenverwaltung
SAP sollte weiterhin das führende System für die Pflege der Produktstammdaten bleiben. Die für die Preislistenerstellung wichtigen Daten wie Artikel-Nr., Name, Kurzbeschreibung, Preis und Gewicht sollten über die CSV-Schnittstelle an die PIM-Software ANTEROS übergeben werden. Weitere für den Katalog relevante Daten (technische Daten, detaillierte Produktbeschreibungen, Fotos etc.) wurden einmalig aus diversen vorhandenen Office-Dateien importiert und sollten fortan in ANTEROS gepflegt werden. Mit diesen Produktdaten sollten die Rapid-Preislisten sowie weitere standardisierte Printdokumente vollautomatisch generiert werden.
Realisierung
Während eines zweitägigen Trainings wurde das Marketingteam der Rapid Technic AG in der PIM-Software ANTEROS intensiv geschult. Vorher wurden bereits die notwendigen Systemstrukturen in ANTEROS angelegt und vorhandene Daten wie Artikelstämme, Preise, Produktparameter und Übersetzungen aus SAP in die Datenbank importiert. Mittels übersichtlicher Gliederung der Produkte in Kategorien und Produktreihen wurde die Basis für die Ausgabe des neuen Rapid-Printkatalogs gelegt, wobei die gleiche Struktur auch für einen künftigen Webshop verwendet werden kann.
„Unsere Preislisten sind noch ansprechender geworden und dennoch sparen wir jährlich 220 Stunden ein. Wir sind vom Produkt und den Dienstleistungen von INCONY und dem Schweizer Partner ppa begeistert, da sie uns bei Bedarf schnell, kompetent und freundlich unterstützen.“
Leiter Vertrieb bei Rapid Technic AG
Druckregeln anstelle von InDesign
Damit ein Katalog im gewünschten Design per Knopfdruck erstellt werden kann, arbeitet ANTEROS mit Druckregeln. Diese wurden nach einer detaillierten, während des Workshops erstellten Definition, durch die INCONY-Programmierer kundenspezifisch konfiguriert. Bei der Rapid Technic AG gibt es zwei grundsätzliche Darstellungsarten. Im ersten Teil des Katalogs werden die Grundgeräte (Einachsgeräteträger) mit dazu passenden Optionen aufgeführt. Im zweiten Teil des Katalogs werden sämtliche Zubehörteile aufgeführt. Mittels einer Punktematrix ist auf den ersten Blick ersichtlich, zu welchem Hauptgerät das aufgeführte Produkt passt. Damit die Punkte beim richtigen Hauptgerät erscheinen, wird das entsprechende Zubehör im PIM-System ANTEROS in Relation zu diesem Hauptgerät gesetzt, wobei ein Produkt auch mit mehreren Hauptgeräten verknüpft werden kann. Mit dieser Relationenbildung sind die Rapid-Verantwortlichen in der Lage, Kataloge äußerst flexibel zu erstellen und dies ohne Programmierer-Einsatz.
Kurzfristige Katalogproduktion
Mit ANTEROS kann die kurzfristige Realisierung von Katalogen bei Preisänderungen, Sortimentsergänzungen, zusätzlichen Sprachen oder kundenspezifischen Katalogen problemlos inhouse durch das Marketing-Team ohne fremde Hilfe (oder Änderung von Templates wie bei anderen PIM-Systemen) erfolgen. Dabei kann z.B. die Preisliste per Knopfdruck und ohne jegliche Grafiksoftware wie InDesign in mehreren Sprachen ausgeleitet werden.
Webshop und Apps
In einer späteren Phase soll mit den gleichen, gut strukturierten Produktdaten auch ein Webshop realisiert werden. Auch die Bereitstellung einer App, zum Beispiel für die Ersatzteilbestellung, vor allem in Berggebieten, wurde bereits andiskutiert. ANTEROS ist die technologieführende PIM-Software für die Produktdaten- und Bildverwaltung sowie automatisierte Generierung von Preiskatalogen, Produktkatalogen, Preislisten, Datenblättern u.ä. Die Rapid Technic AG muss ihre Produktdaten damit nur einmal pflegen und kann sie für Print, Web und App automatisiert aufbereiten.
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