Bereiten Sie Ihre Produktdaten auf den Urlaub vor!
Der Sommer steht vor der Tür und mit ihm die Urlaubszeit. Doch während Sie sich auf Sonne, Strand und Erholung freuen, sollten Ihre Produktdaten nicht ins Schwitzen geraten. Denn egal ob Webshop, Vertrieb oder Kataloggenerierung: Ihre Produktinformationen bleiben auch während Ihrer Abwesenheit im Einsatz.
Mit unserer Sommer-Checkliste machen Sie Ihre Produktdaten urlaubsfit und schaffen sich den Freiraum für eine wirklich entspannte Auszeit.
5 Tipps um Ihre Produktdaten auf den Sommerurlaub vorzubereiten
1. Produktdaten auf den aktuellsten Stand bringen
Bevor Sie in die wohlverdiente Sommerpause starten, sollten Sie einen gezielten Blick auf Ihre Datenpflege werfen und prüfen, welche Aufgaben noch offen sind. Gibt es neue Produkte, die noch nicht vollständig im System hinterlegt sind? Oder Artikel, die demnächst auslaufen und entsprechend gekennzeichnet oder deaktiviert werden sollten?
Ein aktueller und vollständiger Datenbestand ist die Grundlage für reibungslose Abläufe im Webshop, in Preislisten, bei Exporten oder bei Anfragen aus dem Vertrieb. Jetzt ist der ideale Zeitpunkt offene Datenpflege-Aufgaben systematisch abzuschließen, Produktneuheiten sorgfältig zu erfassen und veraltete Artikel zu bereinigen. Dadurch bleibt Ihr Sortiment auch während Ihrer Abwesenheit übersichtlich und professionell.
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2. Qualitätssicherung durchführen
Vor dem Urlaub empfiehlt sich besonders ein gezielter Qualitätscheck Ihrer Produktinformationen, der sich mit den passenden Funktionen im PIM-System schnell und effizient umsetzen lässt.
Mithilfe des integrierten Dashboards sehen Sie auf einen Blick, wie es um Ihre Produktdaten steht. Welche Artikel sind vollständig gepflegt? Wo fehlen Pflichtinformationen oder Medien? Ampelfarben und Qualitätsstufen zeigen den Pflegegrad je Produkt an, sodass Sie Ihre Aufgaben gezielt priorisieren können.
Nutzen Sie außerdem automatisierte Datenprüfungen und Prüfberichte, um die Korrektheit und Konsistenz der Daten sicherzustellen, beispielsweise bei Maßeinheiten, Pflichtfeldern oder Klassifizierungen. Auch Medieninhalte wie Bilder, Datenblätter oder Videos können systematisch auf Aktualität, Qualität und Suchfähigkeit (z. B. durch Keywords) geprüft werden.
3. Automatische Abläufe festlegen
Auch während der Urlaubszeit sollten Ihre internen Abläufe nicht ins Stocken geraten. Mit automatisierten Prozessen im PIM-System stellen Sie sicher, dass Aufgaben klar verteilt und zuverlässig abgearbeitet werden, unabhängig von der Anwesenheit einzelner Teammitglieder.
Über Workflows legen Sie von der ersten Dateneingabe über die Freigabe bis hin zur Veröffentlichung fest, wer wann welche Aufgaben im System ausführen darf oder soll. In einigen PIM-Systemen lassen sich solche Prozesse im grafischen BPMN-Editor intuitiv modellieren. Zustände, Übergänge, Aktionen und Benutzerrechte können dort übersichtlich festgelegt werden. Das PIM-System steuert dann die Datenpflege anhand dieser Regeln automatisiert, um Ihre Produktdaten auch im Sommer strukturiert und effizient weiterzubearbeiten.
4. Übergabe an die Vertretung vorbereiten
Damit während Ihrer Abwesenheit alles reibungslos läuft, sollte rechtzeitig eine zuverlässige Vertretung organisiert werden. Neben der fachlichen Einarbeitung ist es wichtig, auch die Systemzugriffe und offenen Aufgaben klar zu regeln.
Benennen Sie eine verantwortliche Vertretung und informieren Sie diese über anstehende Aufgaben rund um die Produktdaten während Ihres Urlaubs. Prüfen Sie im PIM-System, ob alle notwendigen Zugriffsrechte korrekt vergeben sind, beispielsweise für bestimmte Produktbereiche, Exporte, Workflows oder Medienobjekte.
Erstellen Sie außerdem eine kurze Übergabedokumentation, in der Sie die aktuellen Aufgaben, offene To-dos, wichtige Termine sowie bekannte Probleme oder Besonderheiten stichpunktartig festhalten. So kann Ihre Vertretung strukturiert übernehmen und Sie können nach dem Urlaub ohne böse Überraschungen wieder starten.
Bonus Tipp: Automatische Erstellung von Inhalten einrichten
Selbst wenn Sie im Urlaub sind, können Ihre Inhalte weiterarbeiten. Mit den richtigen Automatisierungen im PIM-System stellen Sie sicher, dass neue Produkte, Aktionen oder technische Dokumente stets pünktlich und in bester Qualität bereitstehen, ganz ohne manuelles Eingreifen.
Planen Sie zeitgesteuerte Veröffentlichungen für neue Artikel im Webshop, saisonale Aktionen oder Marketingkampagnen. Auch die automatische Erstellung von Katalogen, Preislisten und Datenblättern lässt sich vorbereiten, beispielsweise für eine Einbindung im Online-Shop oder zur automatisierten Ablage auf internen Servern.
Ebenso wichtig ist es, regelmäßige Datenimporte und -exporte einzurichten, um den Austausch mit Händlern, Partnern oder Plattformen wie Marktplätzen aktuell zu halten. So stellen Sie sicher, dass auch während Ihrer Abwesenheit stets die neuesten Produktinformationen in gleichbleibend hoher Qualität ausgeliefert werden.
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