Motul: Verteiltes Arbeiten von internationalen Teams im PIM

Erfahrungsbericht zum PIM-Projekt: Auszug und vollständiger Livemitschnitt des Forum-Vortrags

Motul - internationaler Schmierstoffhersteller

Die Firma Motul steht mit ihrem Namen für internationale Schmierstoffexpertise und ist mit ihren Standorten weltweit vertreten. Durch diesen flächendeckenden Service können die Motul-Schmierstoffe in mehr als 160 Ländern angeboten werden. Das Produktsortiment wird in verschiedenen Bereichen wie PKW, Motorrad, Nutzfahrzeuge, Powersport und Industrieproduktionsanlagen eingesetzt.

Nutzung von ANTEROS bei Motul

Motul nutzt ANTEROS als zentrale Datendrehscheibe für Produktdaten und Bilder. Über zwei separate Schnittstellen werden ERP-Stammdaten aus SAP und die Sicherheitsdaten aus Quick FDS in das PIM System ANTEROS importiert. Aufbauend auf den importierten Daten reichern Mitarbeitern von Motul weitere Produktdaten und Bilder an. Die Mitarbeiter schätzen dabei die einfache und effiziente Datenpflege von ANTEROS, mit der sie insbesondere auch Produkte mit relevanten Fahrzeugen verknüpfen können. Außerdem profitieren sie davon, dass ANTEROS neben dem PIM auch eine Medien- und Übersetzungsdatenbank integriert, um Produktdaten, Übersetzungen, Bilder, Dokumente und Videos in einem einzigen System zu pflegen. Die so aufpolierten Daten werden nicht nur von Motul verwendet, sondern auch Kunden, Partnern und Plattformen zur Verfügung gestellt. Dafür werden Daten über ANTEROS-Schnittstellen an das CMS für die Motul-Webseiten, an Intershop für den Motul-Webshop und im EXCEL- und TecDoc-Format für Händler-Exporte übertragen. Darüber hinaus kann Motul mit ANTEROS vollintegriert und automatisch Printkataloge und Datenblätter generieren und ein Medienportal nutzen, um ihren Partner und Kunden den Download von Bildern und Dokumenten zu vereinfachen.

ANTEROS in der IT-Landschaft Motul

Internationale Pflege von Daten

Herausforderungen bei der internationalen Datenpflege von Motul

Wenn man, wie Motul, den weltweiten Markt mit Produkten beliefern möchte, muss man oftmals zwischen globalen und lokalen Produkten unterscheiden. Daher werden die Produkte im PIM in verschiedene Sortimente, sogenannte Publikationen, strukturiert und in unterschiedliche Sprachen übersetzt. Für den Vertrieb von Schmierstoffen muss Motul zusätzlichen Freigaben für die Nutzung der Produkte in bestimmten Fahrzeugen erteilen können, da jeder Schmierstoff nur für bestimmte Fahrzeuge oder Anlagen geeignet und zugelassen ist.

Aufteilung der internationalen Datenpflege

Welche Produkte werden wo gepflegt?

Als global agierendes Unternehmen muss Motul eine klare Struktur in ihren Produktdaten beibehalten, um bei großem Produktumfang den Überblick zu behalten. Daher wurde die Pflege der Daten klar zwischen globalen und lokalen Produkten unterschieden. Globale bzw. Corporate Produkte werden in der Zentrale in Paris gepflegt, während markt-spezifische Produkte lokal in den entsprechenden Business Units, zum Beispiel für Deutschland, verwaltet werden.

Benutzerrollen und Rechte bei der internationalen Datenpflege

ANTEROS bietet dem Administrator der Anwendung die Möglichkeit, die Benutzer in verschiedene Gruppen mit verschieden Rechten einzuteilen. Durch die Rollenzuordnung wird festgelegt, wie viel der jeweilige Benutzer sehen, ändern und löschen darf. Motul hat für ihre internationale Datenpflege sechs verschiedene Benutzerrollen angelegt:

 
  • PIM-Admin
    Der Administrator des Systems übernimmt nicht nur die Benutzerverwaltung, sondern auch die Pflege der Stammdatenstruktur. Er legt den Kategorienbaum an und darf neue Parameterdefinitionen anlegen.
  • Marketing Corporate und BU
    Für den Bereich des Marketings unterscheidet Motul zwei verschiedene Benutzergruppen: einen für die Firmenzentrale (Corporate) und einen für die Landesgesellschaften (Business Unit).
    Marketing-Corporate-Nutzer können Kategorien, Bilder und Texte für die global vertriebenen Produkte in der Mastersprache anlegen. Nutzer der Rolle Marketing-Business-Unit dürfen nur das eigene Landessortiment mit Daten und Bildern editieren.
 
 
  • Technical Data Manager Corporate und BU
    Auch für die Pflege der technischen Daten differenziert Motul zwischen der Corporate und der Business Unit Sicht. Im Corporate werden technische Daten zu den Produkten, inklusive Hersteller, Freigaben und technischer Standards, definiert. In der Business Unit können nur die technischen Daten der zur Unit gehörenden Produkte ergänzt werden.
  • Übersetzer
    Durch die alleinstehende Rolle des Übersetzers können Textübersetzungen flexibel in verschiedenen Abteilungen durchgeführt werden. Mit der Übersetzungshilfe von ANTEROS lassen sich die Rechte des Übersetzers soweit einschränken, dass ausschließlich Übersetzungen für festgelegte Sprachen angelegt werden können und andere Sprachen und sprachübergreifende Daten nicht zur Bearbeitung stehen.
 

 

Neben der Zuweisung von Benutzerrollen können die Rechte einzelner Nutzer mit ANTEROS weiter eingeschränkt werden. So kann beispielsweise festgelegt, dass nicht jeder Nutzer alle Produkte bei dem Erstellen einer Publikation verwenden darf. Die hierfür verwendeten Regeln sind wesentlich komplexer als der erste Gedanke, dass globale Daten von der Zentrale und lokale Daten von der entsprechenden Business Unit gepflegt werden. Dazu verwaltet Motul seit einiger Zeit in SAP an der Verkaufsorganisation, wer welche Produkte verwenden darf. Damit diese Regeln nicht mehrfach gepflegt werden müssen und die Gefahr für widersprüchliche Daten minimiert wird, werden diese Regeln über eine Schnittstelle aus SAP an ANTEROS übertragen und somit auch im PIM-System berücksichtigt.

Datenpflege von Marketing- und technischen Daten

Als Marketingdaten pflegen die Marketing-Mitarbeiter in ANTEROS Marketingtexte und Bilder, sie gruppieren Produkte in Kategorien und tragen Alleinstellungsmerkmal ein. Dabei werden zum Teil markt- und sprachenspezifische Unterscheidungen getroffen.

Für die technischen Daten ist vor allem die Separation der zwei Marken MOTUL und MOTULTECH wichtig. Außerdem wird über Relationen genau definiert, welches Produkt für welches Fahrzeug von welchem Hersteller freigegeben ist.  Hierzu wurden in ANTEROS eigene Objekttypen für Hersteller, Fahrzeuge und Freigaben sowie Relationen und Parameter definiert. Damit kann man im PIM von Motul einfach einsehen, welches Produkt welche Freigabe hat, aber auch ob es sich um eine Freigabe des Herstellers oder um eine Empfehlung von Motul handelt.

Pflege von Marketing-Daten bei Motul

Workflow zum Datenblatt

Eine Besonderheit des ANTEROS-Systems von der INCONY AG ist das Arbeiten mit Workflows, mit denen der Nutzer eigene Prozesse im PIM-System konfigurieren kann. Dafür werden einzelne Arbeitsschritte systematisiert in Workflow-Zuständen und -Zustandsübergänge und sich Berechtigungen und Aktionen konkret steuern lassen. In ANTEROS können Workflows eigenständig in einem graphischen Editor erstellt und in das PIM-System überführt werden. Einer dieser individuellen Prozesse, zum Erstellen von Datenblättern, sieht bei Motul wie folgt aus:

 
  • 1. Neue oder geänderte Produkte werden per SAP-Schnittstelle mit ihren Stammdaten in ANTEROS importiert.
  • 2. In ANTEROS werden die Produkte von Marketing und Technical Data Managern mit Daten und Dateien ergänzt.
  • 3. Die Produktdaten werden von dem Technical Data Manager geprüft. Wenn er keine Fehler oder Ungenauigkeiten festgestellt, kann er eine Freigabe erteilen.
 
 
  • 4. Das ANTEROS.print Modul generiert automatisiert das technische Datenblatt und verknüpft es als PDF mit der zugehörigen Produktreihe.
  • 5. Durch weitere Schnittstellen werden die Daten, Bilder und Datenblätter der freigegebenen Produktreihe in den Shop und die Webseite übertragen.
 

 

Kataloge und Datenblätter im Stil von Motul

„Mit ANTEROS als PIM-Technologieführer können wir unsere komplexen Produktdaten über viele Länder hinweg sehr einfach und gut strukturiert pflegen. Die Zuständigkeiten der unterschiedlichen Mitarbeiter sind über Benutzerrollen, Rechte und Workflows klar geregelt. Wir sparen durch ANTEROS sehr viel Zeit ein und haben gleichzeitig die Datenqualität deutlich erhöht und die Reklamationsrate deutlich verringert. Exporte lassen sich mit wenig Aufwand erstellen, Printdokumente zu 100% automatisieren. Damit sind wir schneller mit mehr Informationen am Kunden und haben damit einen Wettbewerbsvorsprung."

Motul
Mark Grunert, Motul

Nutzung der PIM-Daten

Medienportal

Motul hat mit ANTEROS.mp ein Medienportal aufgebaut, in dem Motul-Mitarbeitern aber auch autorisierte Kunden und Partner einen einfachen Zugriff auf Dateien erhalten. Das Medienportal von Motul ist eine Sammlung von Bildern, generierten Datenblättern und weiteren Dokumenten, die zum Download bereitstehen. Dabei lässt sich besonders die Funktion hervorheben, dass die Bilder in mehreren Formaten heruntergeladen werden können, wie „Print“, „Web-groß“, „Web-mittel“ und „Web-klein“. Außerdem werden auch Dateien aus Fremdsystemen eingebunden. Hierfür werden zum Beispiel Sicherheitsdatenblätter per URL eingebunden.

 

Motul profitiert zudem von der ANTEROS-Funktion, dass Dateien komfortabel über den Kategorienbaum gesucht werden können, ohne dass Bilder oder Dokumente dafür in die Kategorien extra einsortiert werden müssen. Denn ANTEROS nutzt dafür die Informationen aus den Produkten, die den Dateien zugeordnet sind, und kann über dieses Wissen implizit suchen.

 

Motul bietet in ihrem Medienportal auch einen EXCEL-Export an, mit dem die Nutzer nur geänderte Daten von geänderten Produkten enthalten und daher vor allem für Händler als Änderungsdienst relevant ist.

Webseiten und Webshops

Auf den Webseiten von Motul werden viele Produktdaten und Bilder in mehreren Sprachen angezeigt. Alle Bilder, Texte und Übersetzungen kommen ausschließlich aus ANTEROS. Dafür wurde ANTEROS an das CMS von Motul angebunden und die Daten per ANTEROS-REST-Schnittstelle zum CMS übertragen. Diese Schnittstelle aktualisiert nächtlich alle neuen und geänderten Daten und Bilder.

 

Der Webshop von Motul basiert auf der Shopsoftware Intershop und wird mit Daten aus SAP und ANTEROS gespeist. Über die XML-Schnittstelle werden Daten aus dem PIM-System ANTEROS einmal abends an Intershop weitergegeben.

Nutzung der PIM-Daten für Webshop und Website

​​​​​​​Händler-Exporte

Motul bietet seinen Händlern derzeit Exporte im TecDoc- und EXCEL-Format an und kann diese Daten vollautomatisch aus ihrem PIM-System ANTEROS exportieren. Mit dem Standard-TecDoc-Export von ANTEROS werden Produktdaten von Motul im zugehörigen Format TAF auf die TecDoc-Server gespielt. Die übertragenen Daten werden von Werkstätten und Händlern genutzt. Für einige Händler und Verkaufsplattformen sind EXCEL-Exporte im Einsatz, die Motul über den Profileditor von ANTEROS selber einfach auf die Datenwünsche der jeweiligen Partner anpassen kann.

Vorteile für Motul, ihre Partner und Kunden

Mit ANTEROS setzt Motul ihre internationale Pflege von Produktdaten, Bildern und Dokumenten um, bei der die Prozesse durch Workflows, Rollen und Rechte gesteuert werden. Die Zusammenarbeit über ANTEROS-Schnittstellen mit mehreren Quell- und Zielsystemen ermöglicht die Nutzung der im PIM-System gepflegten Daten für Webshops, Webseiten, Printkataloge und Exporte.

 

Vorteile für Motul

  • Pflege der Produktdaten sehr effizient und einfach für die Mitarbeiter
  • Arbeitsschritte werden durch Workflows gezielt geführt
  • hohe Datenqualität und gleichzeitig eine deutliche Zeitersparnis bei der Datenpflege, da Daten mit ANTEROS nur noch einmal an einer einzigen Stelle gepflegt werden müssen und trotzdem mehrfach verwendet werden können
 

Vorteile für Kunden und Partner

  • Motul kann für internationale Kunden in allen Ländern die gleichen Daten und Bilder anbieten.
  • Die verbesserte Datenqualität führt zu mehr Zufriedenheit bei den Kunden und weniger Reklamationen da die Daten an Zuverlässigkeit zugenommen haben.
  • Der Zeitaufwand verringert sich auch für die Kunden, da sie nun einfacher auf aktuelle Datenblätter zugreifen können und die Bilder den Verkauf und die Vermarktung erleichtern.
 

Fazit von Motul zu ANTEROS und INCONY

ANTEROS verfügt schon im Standard über Funktionen, mit denen das komplexe Datenmodell von Motul inklusive der Hersteller und Freigaben ohne große Anpassungen pflegbar wurde. Außerdem erlauben Standardfunktionen von ANTEROS eine effiziente Datenpflege, wie Produktreihen, Vererbung, Vorgabewerte, die Vergabe von Benutzerrollen und -rechten sowie Workflows. Schließlich profitiert Motul von den Exportmöglichkeiten von ANTEROS, der vollautomatischen Generierung von Datenblättern und Katalogen sowie dem Medienportal.

 

Motul hat im Projekt außerdem die kompetente Beratung des INCONY-Teams schätzen gelernt, die durch ein zuverlässiges, freundliches und serviceorientiertes Auftreten überzeugen konnte.

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