Heraeus: Produktdatenbank mit Online- und Offlinezugriff

Erfahrungsbericht zum PIM-Projekt: Auszug vom Livemitschnitt des Forum-Vortrags

ANTEROS als internes Arbeitstool

Wer ist Heraeus und was war die Motivation für das Projekt?

 

Heraeus ist ein weltweit tätiges Edelmetall- und Technologieunternehmen. In mehr als 120 Gesellschaften arbeiten über 13.300 Mitarbeiter in den Bereichen Edelmetalle, Sensoren, Dentalprodukte, Biomaterialien, Medizinprodukte, Quarzglas und Speziallichtquellen.

 

Der Vertrieb der Produkte erfordert bei Heraeus tiefe Kenntnisse, damit beispielsweise genau die richtige Leitpaste für den Anwendungsbereich eines Kunden verwendet wird und es nicht später zu Reklamationen kommt. Um dieses Wissen den Außendienstmitarbeiter in einer Datenbank verfügbar zu machen, wurde mit ANTEROS ein Projekt umgesetzt. Die Produktdatenbank wird in ANTEROS von Heraeus-Spezialisten gepflegt. Die Außendienstmitarbeiter können über Tablets darauf zugreifen, und zwar nicht nur wenn Sie Internetzugang haben, sondern auch offline. Das war Heraeus wichtig damit die Mitarbeiter in allen Kundengesprächen auf das Wissen zugreifen können, auch in abgelegenen Orten.

ANTEROS bei Heraeus

Im Jahr 2010 begann die Zusammenarbeit von Heraeus und INCONY, nachdem die interne Business Unit Thick Film die Notwendigkeit einer Produktdatenbank feststellte. Dabei sollte ANTEROS zunächst nur als internes Arbeitstool dienen.
 

Woher kommen die Daten?

Die in ANTEROS gesammelten Daten kommen bei Heraeus aus zwei verschiedenen Quellen. Zum einen verwendet das Unternehmen SAP als führendes System für alle Standardproduktdaten, die anschließend in die ANTEROS-Anwendung importiert werden. Zum anderen erhält Heraeus ebenfalls Daten aus den Abteilungen für Forschung und Entwicklung sowie dem technischen Support und Vertrieb. Die dort gewonnenen Informationen über neu entwickelte Produkte und Produktmodifikationen werden von Mitarbeitern direkt in der ANTEROS Produktdatenbank verwaltet und damit die importierten Daten.

Übersichtliche Darstellung des riesigen Produktportfolios von Heraeus

Kategorisierung und Parameter

Da Heraeus Produkte und Technologien für 50 verschiedene Industrien herstellt, umfasst ANTEROS nun ein riesiges Produktportfolio, in welchem aber immer der Überblick behalten werden muss. Deswegen ermöglicht ANTEROS eine komfortable und schnelle Suche in den Produktdaten. So lassen sich die Ergebnisse zum einen durch die Zuordnung zu einer Kategorie einschränken, sodass nur noch Produkte von ausgewählten Kategorien berücksichtigt werden. Zum anderen bietet ANTEROS mit der erweiterten Suche die zusätzliche Möglichkeit, Produkte anhand ihrer Parameter zu filtern. In den Suchergebnissen werden die Produkte anschließend mit den wichtigsten Parametern dargestellt und mit einer Status-Ampel wird verdeutlicht, um welche Art von Produkt es sich handelt. Dabei steht grün für die Standardprodukte, gelb für kundenspezifische Produkte und rot für Auslaufprodukte. Für jedes Produkt selbst wird eine Vielzahl von Parametern gepflegt, weshalb diese im PIM über sprechende Parametergruppen separiert werden. Jede dieser Gruppen erhält in den Informationen eines Produkts einen eigenen Reiter um die Darstellung der Parameter so überschaubar und strukturiert wie nur möglich zu gestalten.

Datenblätter im eigenen Heraeus-Layout

Sammelmappe und Kundenkatalog

Wenn ein Außendienstler beim Kunden mehrere Produkte zusammenstellen möchte die für den Kunden relevant sind, kann er hierfür die Sammelmappe von ANTEROS nutzen. Außerdem kann er die Printengine von ANTEROS nutzen um für ausgewählte Produkte auf Knopfdruck einen Katalogauszug im eigenen Heraeus-Layout zu generieren.

"Mit der ANTEROS-Produktdatenbank kann unser technischer Vertrieb und Supprt sehr einfach und sehr gezielt die richtigen Produkte anhand vieler technischer Kenndaten ermitteln. Wo man sich in SAP Informationen über 20 Transaktionen zusammen suchen muss, hat man es hier sehr komfortabel in einer Übersicht. Das war unser Anspruch und das leistet ANTEROS sehr gut."

 

- Mike Wetzel, Heraeus

Systemarchitektur mit Online- und Offlinezugang

Die Basisdaten für die Produktdatenbank von Heraeus sind Stammdaten aus dem verwendeten ERP-System SAP. Diese Daten werden als CSV-Datei von ANTEROS importiert. Anschließend werden die Produktdaten von Heraeus-Experten in ANTEROS angereichert, u.a. mit Kategorien, Bildern und Texten.

Da die Produktdatenbank für die Außendienst-Mitarbeiter sowohl online als auch offline funktionieren soll, gibt es zwei Arten von Installationen:

  • Für den Onlinezugriff und als Arbeitsdatenbank für neue Daten ist ANTEROS auf einem Server bei Heraeus installiert. Die Onlineanwendung ist im Heraeus-Intranet über eine bestimmte URL erreichbar, bei der man schließend mit einem Benutzernamen und einem Passwort Zugang zu ANTEROS erhält.
  • Für den Offlinezugriff wird ANTEROS auf den Laptops der Außendienstler installiert. Zum Installationszeitpunkt ist auch eine Kopie der Produktdatenbank vom Server (Web-DB) auf dem Laptop. Damit kann der Mitarbeiter ganz unabhängig von einer Internetanbindung mit der ANTEROS-Anwendung gezielt durch die Produktdatenbank beim Kunden browsen und die relevanten Produkte identifizieren.
    Damit diese Datenbank (Offline-DB) die Produkterweiterungen und Einträge für neue Produkte erhält, so wie sie von den Heraeus-Experten in die Arbeitsdatenbank eingegeben werden, kommt eine ANTEROS-Komponente zur Datensynchronisierung zum Einsatz. Damit der Mitarbeiter gezielt immer dann Aktualisierungen bezieht, wenn er Internetzugang hat. Er muss dazu lediglich über einen Update-Button mit einem Klick starten und schon erhält er einen neuen Stand der Produktdaten. Dazu werden auf dem Server jede Nacht die aktuellen Produktdaten, Bilder und Dokumente zu ZIP-Archiven verpackt und anschließend auf FTP-Server gestellt.

Dank dieser Erweiterung ist es Vertrieblern nun möglich auf die ANTEROS-Anwendung zuzugreifen, auch wenn sie keine Verbindung zum Intranet von Heraeus haben.

Separate Datenbanken für den Online- und den Offlinezugriff

Internationale Zusammenarbeit und Blick in die Zukunft

Durch die internationalen Tochtergesellschaften von Heraeus werden auch Produkte spezifisch für jedes Land gepflegt. Wenn früher beispielsweise ein amerikanisches Produkt für einen deutschen Kunden in Frage kam, mussten die Vertriebler per E-Mail mit den amerikanischen Kollegen Kontakt aufnehmen, um so an Informationen über das Produkt zu gelangen. Mit ANTEROS kann sich Heraeus nun im PIM-System auch die Daten ausländischer Gesellschaften anzeigen lassen, wodurch der Informationsaustausch über die Ländergrenzen hinaus wesentlich vereinfacht und verkürzt wird.

 

So kam die Neueinführung von ANTEROS nicht nur im deutschen Hauptsitz von Heraeus sehr gut an, sondern auch im Ausland.

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