Was ist ein PIM-System? Definition, Funktionen und Vorteile kompakt erklärt
Ein PIM-System (kurz für Product Information Management) ist eine Softwarelösung zur zentralen Verwaltung, Pflege und Verteilung aller Produktinformationen eines Unternehmens. Es dient als "Single Source of Truth", also als einzige verlässliche Datenquelle.
Die Hauptaufgabe eines PIMs besteht darin, Produktdaten aus verschiedenen Quellen zu sammeln, mit technischen Kenndaten, Marketingtexten, Bildern und Übersetzungen anzureichern und diese konsistent an alle Vertriebskanäle (wie Onlineshops, Marktplätze oder Printkataloge) auszuleiten.
Wie funktioniert ein PIM-System in der Praxis?
PIM-Systeme vereinfachen die Verwaltung von Produktinformationen drastisch und ermöglichen einen effizienten Multi-Channel-Vertrieb. Der Prozess basiert auf drei Säulen:
 1. Importieren: |  2. Anreichern: |  3. Exportieren: |
Warum reicht die Datenpflege in Excel und ERP oft nicht aus?
In zahlreichen Unternehmen werden Produktinformationen noch redundant in mehreren Systemen und einzelnen Dateien gepflegt. So sind Produkt-Stammdaten oftmals im ERP, Produkt-Verkaufsdaten hingegen im Printkatalog, in Datenblättern, auf Etiketten, Websites oder verteilt in Excellisten einzelner Mitarbeiter.
Wenn ein Unternehmen Produktdaten auf solchen "Inseln" pflegt, ist das eine enorme Ressourcenverschwendung. Änderungen müssen mehrfach durchgeführt werden. Es ist zudem nur menschlich, dass Inseln vergessen werden und damit die Daten z.T. fehlerhaft sind. Die Folge: mangelhafte Daten, unzufriedene Kunden und hohe Kosten. Mit PIM-Systemen werden Produktdaten effizienter und fehlerfreier gepflegt.
PIM vs. ERP: Wo liegt der Unterschied?
Während das ERP-System (Enterprise Resource Planning) führend für kaufmännische und logistische Daten (Lagerbestand, Preise, Rechnungsstellung) genutzt wird, ist das PIM-System der Spezialist für verkaufsfördernde und technische Produktdaten. Das ERP kennt die Artikelnummer und den Preis – das PIM kennt die ausführliche Beschreibung, das 3D-Bild, das Sicherheitsdatenblatt und die Übersetzung ins Französische. Beide Systeme ersetzen sich nicht, sondern arbeiten über Schnittstellen perfekt zusammen.
Merkmal | ERP-System | PIM-System |
|---|---|---|
Hauptzweck | Steuerung von Unternehmensprozessen, Einkauf, Logistik und Buchhaltung | Perfekte Produktpräsentation, Marketing und Multichannel-Vertrieb |
Fokus der Daten | Artikelnummern, Preise, Lagerbestände, Lieferanten, Rechnungen | Marketingtexte, technische Attribute, USPs, Suchbegriffe (SEO) |
Medien & Dokumente | Keine oder nur sehr eingeschränkte Verwaltung von Bildern | Zentrale Verwaltung aller Assets (Fotos, 3D-Bilder, Videos, PDFs, Zertifikate) |
Übersetzungen | Meist nur in der Hauptsprache des Unternehmens gepflegt | Hochgradig mehrsprachig für internationale Märkte optimiert |
Hauptanwender | Einkauf, Buchhaltung, Lagerlogistik, Controlling | Produktmanagement, Marketing, Vertrieb, E-Commerce-Team |
Datenausgabe | Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen | Webshops, Print-Kataloge, Datenblätter, B2B-Marktplätze, Apps |
Warum die Anforderungen an das Datenmanagement steigen
Diese umfangreichen Funktionen eines PIM-Systems sind heute keine Kür mehr, sondern Pflicht. Denn Unternehmen stehen vor der Herausforderung, nicht nur Artikelnummern zu verwalten, sondern eine exponentiell wachsende Datenmenge zu beherrschen.
Die dezentrale Pflege funktioniert heute nicht mehr, denn die Anforderungen explodieren in gleich fünf Dimensionen:
- Mehr Produkte (Hauptprodukte, Ersatzteile, Zubehörteile usw.)
- Mehr Daten (Produktnamen, Beschreibungen, Fotos, Zeichnungen, Anleitungen, Zertifikate, diverse technische Kenndaten usw.)
- Mehr Sprachen (Internationale Märkte erfordern Übersetzungen)
- Mehr Vertriebskanäle (Webshops, Portale, Kataloge, Apps für Marketing & Vertrieb)
- Mehr Formate (Standardformate wie Excel/XML sowie Branchenstandards wie Arge, TecDoc, BMEcat, ETIM/eclass)
Typische Funktionen und Use Cases eines PIM-Systems
Zentrale Produktdatenpflege und Mediendatenbank (PIM & MAM)
Alle Produktdaten, Marketingtexte, technischen Attribute sowie Medien (Fotos, Zertifikate, Videos) werden an einem zentralen Ort strukturiert verwaltet. So vermeiden Sie doppelte Arbeit im Team und halten Ihre Datenqualität mit eingebauten Qualitätskontrollen immer hoch.
Automatisierte Printgenerierung (Kataloge und Preislisten)
Eine der größten Stärken vieler PIM-Systeme ist die Anbindung an das Crossmedia-Publishing. So lassen sich komplexe Kataloge, Preislisten oder Datenblätter vollautomatisch auf Knopfdruck generieren. Die Daten fließen direkt aus dem PIM in das Layout, was die Produktionszeit und die Fehlerquote drastisch reduziert.
Befüllung von Webshops und Informationsportalen
Die zentral gepflegten Produktdaten bilden die optimale Basis für Webshops sowie elektronische Produktkataloge. Intelligente Such- und Filterfunktionen in den Shops greifen direkt auf die sauberen, strukturierten PIM-Daten und Medien zurück, um Kunden ein optimales Informationserlebnis zu bieten.
Datenaufbereitung, Export und Schnittstellen
Produktdaten müssen flexibel für verschiedene Händler, Marktplätze und Partner bereitgestellt werden. Ein leistungsfähiges PIM ermöglicht den reibungslosen Export in Standardformaten (CSV, Excel, XML) sowie in branchenspezifischen Klassifikationen und Standards (wie BMEcat, ETIM, TecDoc, Arge).
Übersetzungshilfe für die Internationalisierung
Für Unternehmen, die international agieren, vereinfacht das PIM-System die mehrsprachige Datenpflege. Durch intelligente Übersetzungsmodule (wie Translation-Memory-Systeme) oder den gezielten Export und Import für die Zusammenarbeit mit externen Übersetzungsbüros lässt sich die Internationalisierung von Sortimenten effizient steuern.
Als erfahrener Softwarehersteller und IT-Dienstleister mit Sitz in Paderborn (OWL) begleiten wir Unternehmen im gesamten DACH-Raum und weltweit bei der Digitalisierung ihrer Produktdaten. Wir bieten Ihnen nicht nur die Technologie, sondern branchenübergreifende Best Practices – von der ersten Beratung bis zur erfolgreichen Implementierung.
Die Software von INCONY wird bereits in 80 Ländern auf 5 Kontinenten von vielen Tausend Nutzern verwendet
Holger Kleine-Tebbe,
Leiter der Abteilung Produktdaten und Sortimente bei TECE
„Wir haben in nur zwei Jahren das PIM-System aufgebaut, Preislisten für mehrere Länder mit ANTEROS automatisiert, Daten für Arge und DATANORM exportiert und den Webkatalog aufgebaut. Enorm! ANTEROS ist sehr gut bedienbar. Der partnerschaftliche Umgang und die Kundenorientierung von INCONY haben mich zu jedem Zeitpunkt überzeugt.“
FAQ: Fragen und Antworten zu PIM
Was genau ist ein PIM-System (Product Information Management)?
Ein PIM-System ist die zentrale Plattform, um alle produktbezogenen Daten – von technischen Spezifikationen und Beschreibungen bis hin zu Marketingtexten, Übersetzungen und Verkaufsargumenten – zu sammeln, zu verwalten und anzureichern. Das Hauptziel ist die Schaffung eines "Single Point of Truth", um Datenchaos und Fehler in allen Ausgabekanälen zu eliminieren.
Welches Problem löst ein PIM-System im Unternehmen?
PIM löst das Problem verteilter und redundanter Datenhaltung. Ohne PIM sind Produktinformationen oft über Excel-Listen, ERP-Systeme, getrennte Bildarchive und E-Mails verstreut. Ein PIM schafft Ordnung und sorgt dafür, dass die typischen Probleme gar nicht erst entstehen:
- Reduzierte Fehlerquote und konsistente Kommunikation
- Kurze Time-to-Market für neue Produkte
- Effiziente automatisierte Prozesse bei der Aktualisierung von Katalogen oder Webshops
Wo liegt der Unterschied zwischen PIM, ERP und DAM?
Diese Systeme ergänzen sich, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben:
- ERP (Enterprise Resource Planning): Verwaltet kaufmännische und transaktionale Daten (Preis, Lagerbestand, Bestellungen)
- DAM (Digital Asset Management): Spezialisiert auf die Verwaltung von Mediendateien (Bilder, Videos, Dokumente)
- PIM: Verwaltet die marketing- und vertriebsrelevanten, beschreibenden Daten und fungiert als Brücke zwischen den kaufmännischen Daten (aus dem ERP) und den visuellen Medien (aus dem DAM), um sie für den Kunden aufzubereiten.
Welche Abteilungen profitieren am meisten von einem PIM-System?
PIM ist ein abteilungsübergreifendes Werkzeug, für alle Mitarbeiter*innen, die mit den Produktdaten arbeiten. Am stärksten profitieren:
- Produktmanagement: Durch die zentrale und strukturierte Datenerfassung
- Marketing & E-Commerce: Durch die schnelle Ausleitung in alle Kanäle (Webshop, App, Social Media)
- Vertrieb: Durch stets aktuelle und korrekte Datenblätter und Preislisten
Wie hilft PIM dabei, große Datenmengen effizient zu pflegen?
Niemand möchte tausende Datensätze einzeln anfassen. ANTEROS bietet dafür mächtige Werkzeuge:
- Vererbung: Definieren Sie Eigenschaften an einer Produktreihe, und alle Varianten erben diese automatisch.
- Multi-Edit: Bearbeiten Sie hunderte Artikel gleichzeitig in einer Tabellenansicht.
- KI-Support: Nutzen Sie generative KI, um Marketingtexte oder Übersetzungen automatisiert erstellen zu lassen oder Inhalte aus anderen Datenfeldern abzuleiten.
Kann man ein PIM-System auch für die Internationalisierung nutzen?
Ja, PIM-Systeme sind das Rückgrat für die Internationalisierung. Sie bieten Funktionen für Übersetzungsmanagement (TM-Module) und stellen sicher, dass alle Sprachen konsistent verwaltet werden und länderspezifische Besonderheiten (Währungen, Maßeinheiten, Formatierung) berücksichtigt werden.
Für welche Branchen lohnt sich ein PIM-System?
Grundsätzlich profitiert jedes Unternehmen mit einem wachsenden Produktsortiment von einem PIM-System. Seine volle Stärke und einen unverzichtbaren ROI (Return on Investment) spielt ein leistungsfähiges System jedoch dort aus, wo komplexe, technische Produktdaten verwaltet und in stark reglementierten Formaten an Plattformen geliefert werden müssen.
Besonders in diesen B2B-Branchen ist eine professionelle Produktdatenpflege heute der Schlüssel zum Markt:
- Elektro- und Elektronikindustrie
- Automotive Aftermarket
- Bauzulieferer und SHK-Branche (Sanitär, Heizung, Klima)
- Maschinenbau und technischer Großhandel
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