PIM System - Produktdaten werden zum Schlüssel der Digitalisierung

Wofür steht PIM? 

PIM ist eine Abkürzung von Produkt Information Management. Da Produktdaten im Zuge der Digitalisierung immer wichtiger werden, setzen immer mehr Unternehmen PIM Systeme ein.

 

Warum PIM?

In Kürze: Bessere Workflows führen zu besseren Produktdaten und verbessern das Produkterlebnis. Beides reduziert Reklamationen und Kosten.

Eine detailliertere Aufstellung des internen und externen Nutzens von PIM Systemen wird unten genauer erläutert.

 

Wofür werden PIM Systeme verwendet?

Typische Anwendungen (Use Cases) sind:

  1. Zu Produkten an zentraler Stelle alle Daten, Bilder und Dokumente einzusehen
  2. Produktdaten effizient zu pflegen
  3. Daten aus anderen Systemen zu übernehmen und mit weiteren Daten anzureichern.
  4. Produktdaten für Händler, Kunden und Partner zu exportieren, z.B. damit sie diese Produkte in ihren Webshop importieren oder die Daten in Preislisten oder Katalogen aufzunehmen
  5. Einen bzw. mehrere eigene Webshops mit den Produktdaten aufzubauen
  6. Die Produktdaten für eigene Kataloge, Preislisten, Datenblätter, Etiketten, usw. zu nutzen.
  7. Apps mit den Produktdaten aufzubauen

Ähnlich wie ERP-Systeme nehmen PIM Systeme einen elementaren Stellenwert in Unternehmen ein, wenn es um die Kunden orientierte Produktkommunikation und damit verbundene Marketing Services geht.

 

Der folgende Kurzfilm erklärt, wann und warum man PIM Software braucht:

 

Immer mehr Produktdaten für immer mehr Zwecke

Waren vor 30 Jahren Produktdaten von den Hauptprodukten im wesentlichen nur im Produktkatalog dargestellt, nimmt die Fülle angefragter Produktdaten im Zuge der Digitalisierung immer mehr zu:

  • immer mehr: Nicht nur die Hauptprodukte sondern auch Ersatzteile, Zubehörteile,... werden systematisch angefragt, Sortimente werden über Kooperationspartner oder Zukäufe ergänzt.
  • in mehr Sprachen: Der Vertrieb von Produkten ist inzwischen bei vielen Firmen international und Produktdaten in der Sprache der Kunden fördert den Vertrieb.
  • für mehr Vertriebskanäle und Formate: Die Produktdaten werden vom eigenen Marketing/Vertrieb aber auch von den Händlern und Partnern in immer mehr Medien und Formaten benötigt: für Printkataloge, Auszugskataloge, Preislisten, Datenblätter, Webseiten, Onlinekataloge, Webshops, Apps, Exporte in BMEcat, Datanorm, GAEB, Arge und vieles mehr

 

Mehr als 80 Prozent der Informationen, die Unternehmen in Industrie und Handel kommunizieren, beziehen sich auf ihre angebotenen Produkte.

 

Oft werden Produktdaten noch auf mehreren Inseln gepflegt

Nachteil von Datenspeicherung auf "Inseln"
Verschwendung von Ressourcen;
Produktdaten auf allen Inseln zu ändern ... ist sehr zeitaufwendig
Redundante Datenpflege bedeutet Fehlerquellen
Schlechte Datenqualität, Kundenzufriedenheit geringer;
Produktdaten auf allen Inseln ändern ... Fehler sind vorprogrammiert

In vielen Unternehmen werden Produktdaten noch redundant in mehreren Dateien und Systemen gepflegt. So gibt es Produkt-Stammdaten im Warenwirtschaftssystem, Produkt-Verkaufsdaten im Printkatalog, Datenblättern, Etiketten und Webseiten und vielleicht noch in EXCEL-Listen von einigen Mitarbeitern etc.. Aber wenn ein Unternehmen Produktdaten allein auf 5 solcher "Inseln“ pflegen muss, dann ist das nicht nur eine Ressourcen-Verschwendung (Änderungen auf mehreren Inseln eingeben), es ist nur menschlich, dass man es auf einen der Inseln vergisst und damit die Daten z.T. fehlerhaft sind. Mit PIM-Systemen werden Produktdaten effizienter gepflegt.

 

PIM Systeme für eine zentrale Produktdatenpflege, z.T. mit Crossmedia-Funktionen

Systeme zum Produktinformationsmanagement (PIM) ermöglichen, Daten aus verschiedenen Systemen zusammenzufahren (z.B. Stammdaten aus dem ERP-System, technische Daten aus CAD / PLM, aus Mitarbeiter-EXCEL-Listen,...), mit weiteren Produktdaten, Bildern und Übersetzungen zu veredeln und dann für die verschiedenen Medien und Formate auszuleiten.

 

Welchen Nutzen bieten PIM Systeme, was habe ich von PIM?

Interner Nutzen:

  • Vollständige Übersicht über das gesamte, internationale Produktportfolio
  • Deutlich geringerer Suchaufwand für Produktinformationen für alle Mitarbeiter
  • „Single Point of Truth“: Mitarbeiter können davon ausgehen, dass an einem Ort korrekte, vollständige, aktuelle und konsistente Informationen zusammengestellt sind. Außerdem verfügen alle Mitarbeiter in allen Landesgesellschaften über identische Informationen zur selben Zeit
  • Deutlich effizientere Pflege der Produktdaten.
  • Flexiblere und schnellere Aufbereitung von Produktdaten für Anfragen aus Vertrieb und Produktmanagement

Externer Nutzen:

  • Vollständige, aktuelle und konsistente Informationsquelle für Händler und Partner
  • Unterstützung der Multi-Channel-Strategie, um die Produktdaten für verschiedene Printdokumente, Webkataloge, Webshops und Apps zu nutzen
  • Einfachere Zusammenarbeit mit Logistikunternehmen
  • Nutzen von Cross-Selling-Potentialen durch Hinterlegen von Produktkombinationen
Grafik zu PIM Systemaufbau
PIM System mit Funktionen zur zentralen Datenpflege, Im- und Exporten sowie Crossmedia

Wichtige Funktionen von PIM Systemen sind:

  • Schnittstellen, Importe: um Daten aus anderen Systemen zu übernehmen. Hier sind sowohl Datenschnittstellen im Einsatz, um zu festen Zeitpunkten (z.B. nachts) Datenänderungen aus anderen Systemen zu übernehmen (z.B. im CSV, XML oder EXCEL-Format) und Funktionsschnittstellen, um on-demand Datenänderungen aus anderen Systemen abzugreifen (per Webservice SOAP oder REST).
  • Eingabe und Pflege weiterer Daten: hier geht es um weitere Texte (z.B. Marketingtexte, die nicht im ERP-System gepflegt sind), um die Zuordnung von Produktkategorien und Ergänzung von Produkt-Beziehungen und von Parametern. Insbesondere für technische Branchen ist es wichtig, technische Kenndaten strukturiert einzugeben, z.B. Parameter wie Temperaturbereich, Maße oder Druck, denn das kann die Effizienz der täglichen Datenpflege deutlich verbessern. Das technologieführenden PIM System ANTEROS ist hier besonders stark und bietet verschiedene Datentypen, eine Schachtelung von Parametern, die Berechnung von Parametern aus anderen (z.B. Volumen aus Länge, Breite, Höhe) u.v.m.
  • Pflege von Bildern, Dokumenten und Videos: Wichtige Informationen zu einem Produkt sind auch Bilder wie Produktfotos oder Zeichnungen aber auch Dokumente wie Sicherheitshinweise, Bedienungsanleitungen oder Videos.  In Webshops werden Produktbilder und Begleitdokumente immer wichtiger für die Kaufentscheidung der Kunden. Aber auch für Kataloge und Preislisten sind Produktbilder hilfreich, damit Kunden schnell und intuitiv die gewünschten Informationen finden. Einige PIM-Systeme haben eine integrierte Mediendatenbank für Bilder, Dokumente, während andere über Schnittstellen Fremdsysteme anbinden. Bei den integrierten Mediendatenbanken reicht es aus, Bilder nur einmal in Printqualität hochzuladen und dann erzeugen Konverter automatisch daraus andere Formate, z.B. Web-groß und -mini oder Bilder im Amazon-Format. Beim technologieführenden PIM System ANTEROS ist eine Mediendatenbank als MAM-Modul vollintegriert.
  • Text-Übersetzung: um Texte gezielt in andere Sprachen zu übersetzen. Einige PIM-Systeme haben ein integriertes Übersetzungsmodul, während andere über Schnittstellen Fremdsysteme anbinden. Die integrierten Übersetzungsmodule ermöglichen in der Regel, wie mit einem Magneten alle Texte aufzulisten, die entweder noch gar nicht übersetzt sind oder deren Haupttext sich geändert hat.  Das Übersetzungsmodul vom technologieführenden ANTEROS bietet zusätzlich noch einen Übersetzungs-EXCEL-Export, bei dem man farblich erkennt, was sich inzwischen bei diesen übersetzungs-relevanten Texten seit der letzten Übersetzung geändert hat.
  • Qualitätskontrolle: Einige PIM Systeme bieten Funktionen, um die Qualität der Produktdaten übersichtlich in einem Dashboard anzuzeigen, wie z.B. welche Produkten noch kein Bild oder keine Kategorie zugeordnet haben oder welche Bilder eine gewisse Mindestgröße unterschreiten. So kann man gezielt die Qualität der Daten nicht nur überwachen, sondern gezielt in diese Objekte springen, um die Daten zu verbessern. Wenige Systeme (wie ANTEROS.qm) bieten zusätzlich noch die sogenannten Qualitätsstufen (Quality Gates) an, womit man Meilensteine deutlich besser erreichen, weil man Zwischenergebnisse regelmäßig überwacht. In Kombination mit Qualitätsberichten und dem Dashboard kann man so einer stufenweisen Eingabe von Daten im Team Rechnung tragen, in der beispielsweise ein Mitarbeiter für die Marketingdaten und ein anderer für die technischen Kenndaten zuständig ist.
  • Exporte: Damit Sie Ihre Produktdaten Händlern und Partner geben können, z.B. für deren eigenen Webshop oder Katalog, sollten Sie prüfen, welches Format vom Händler/Partner akzeptiert wird. Die Formate variieren durchaus von Branche zu Branche. So sind Formate wie Datanorm und GAEB bei Bau-Zulieferern relevant, Arge in der SHK-Branche oder TecDoc bei Automobilzulieferern. Neben dem eigentlichen Datenaustauschformat werden häufiger auch Daten nach einer Standardklassifikation wie ETIM, eClass oder Proficlass angefragt. Auch wenn es hier Standards gibt, kommt es doch oft vor, dass Kunden verschiedene Standards oder Standard-Versionen anfragen. Hier sind intensive Absprachen mit ihren Partnern und ggf. auch ein kompetenter PIM-Dienstleister gefragt. Das INCONY-Team ist in diesen Themen schon mehr als 20 Jahre aktiv.
  • Workflows: Mit Workflows kann man die eigenen Prozesse im PIM-System konfigurieren. So kann man das schrittweise Arbeiten verschiedener Personen an den Produktdaten gezielt über Workflow-Zustände, Zustandsübergänge, Berechtigungen und Aktionen steuern. In der PIM Software ANTEROS können Sie selber Workflows in einem graphischen Editor erstellen, ins PIM überführen (deploy) und dann Workflow-gesteuert arbeiten.

Einige PIM Systeme bieten auch Crossmedia-Funktionen an:

  • Print: Um die zentral gepflegten Produktdaten und Bilder für Printkataloge, Preislisten, Datenblätter, Etiketten o.ä zu nutzen gibt es generell zwei Technologien:

    • Database Publishing über Indesign: Produktdaten und Bilder werden über eine Schnittstelle zu Indesign übertragen, dort per Templates vorgesetzt und dann manuell in das endgültige Endformat gebracht (z.B. leere Spalten löschen, Texte aufrücken etc.)
    • Print per Knopfdruck: hier ist die Printengine vollintegriert im PIM System und ermöglicht ganz ohne Satzsystem wie Indesign eine Generierung von Printkatalogen. Während einige hier einfache Reportgeneratoren anbieten und das Layout sehr rudimentär ist, ermöglicht die technologieführende PIM-Engine ANTEROS.print selbst komplexe technische Kataloge per Knopfdruck zu generieren. Industriefirmen wie Schaeffler und TMD nutzen diese Print-Engine inzwischen auch für Neuheitenkataloge oder Auszugskataloge für Partner per Knopfdruck über eine Extranet-Anwendung.

  • Web: Um die zentral gepflegten Produktdaten und Bilder aus PIM für Webseiten, Onlinekataloge, Webshops oder Produkt-Portale zu nutzen, bieten eigentlich alle PIM Systeme Schnittstellen zu eCommerce- und Shop-Systemen an, wie Shopware, Intershop, Magento,.... Wenige haben darüber hinaus auch ein eigenes eCommerce-Modul, wie z.B. ANTEROS.web, das man per Webservice-Schnittstelle tief in das eigene ERP-System (SAP, Navision, ABAS, Infor, ...) integrieren kann.
  • Apps: Wenige Anbieter offerieren auch eine App an, mit der ihren Kunden gezielt nach ihren Produkten suchen, sie vergleichen und dann anfragen oder bestellen können. ANTEROS bietet die Webshop-Funktionen nicht nur für Android und iOS an, sondern kann auch beliebig erweitert werden, z.B. um eine Foto-Funktion, um mit dem fotografierten Ersatzteil das passende Produkt im Shop zu finden (das hat INCONY für TMD Friction umgesetzt).
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