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Was ist ein PIM-System?

PIM steht für Product Information Management. Ein PIM-System ist eine Softwarelösung, die Ihnen ermöglicht Produktdaten zentralisiert, effizient und medienneutral zu sammeln, zu verwalten und zu verteilen. Die aufbereiteten Daten können anschließend an die verschiedenen Vertriebskanäle Ihres Unternehmens im jeweils passenden Format weitergegeben werden, wie z.B. Kataloge, Webshops (E-Commerce) oder Apps.

 

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PIM-Systeme: Effizientes Produktdatenmanagement für mehr Erfolg

Funktionsweise PIM
PIM-Systeme vereinfachen die Verwaltung von Produktinformationen. Sie zentralisieren die Organisation der Produktdaten und ermöglichen einen effizienten Multi-Channel-Vertrieb im Unternehmen.

Warum sind PIM-Systeme für Unternehmen wichtig?

Da Produktdaten / Produktinformationen im Zuge der Digitalisierung immer wichtiger werden, setzen Unternehmen PIM-Systeme ein, die sie bei der Verwaltung und strategischen Nutzung ihrer Daten unterstützen. Ein PIM-System ermöglicht es Unternehmen, Produktdaten zentral an einem Ort zu verwalten und vielseitig zu nutzen. Ähnlich wie ERP-Systeme nehmen PIM-Systeme inzwischen einen elementaren Stellenwert in Unternehmen ein. So lassen sich die Vertriebseffizienz steigern, Marketingstrategien optimieren, eine konsistente Kundenkommunikation sicherstellen und interne Prozesse verbessern.

 

Typische Anwendungen (sogenannte Use Cases) von PIM sind:

 
  • Effizientes Management aller Produktdaten, Bilder und Dokumente in einem zentralen System
  • Daten aus anderen Systemen zu importieren und mit weiteren Informationen anzureichern
  • Daten für Händler, Kunden und Partner zu exportieren
 
 
  • Aufbau eines oder mehrerer Webshops mit Produktinformationen und weiterem Content / Daten
  • Nutzung der Produktinformationen für Kataloge, Preislisten, Datenblätter, Etiketten usw.
  • Entwicklung von Apps mit Produktinformationen und weiterem Content
 

Wie funktioniert ein PIM-System?

Grafik zur Struktur des ANTEROS PIM-Systems
Product Information Management (PIM):
Daten sammeln -> veredeln -> ausleiten

 

Daten sammeln 

Zunächst werden Produktdaten aus verschiedenen Quellen zentral an einer Stelle im PIM-System gesammelt. Dazu gehören z. B. Lieferanten, ERP-Systeme, Kataloge, Websites und soziale Medien. Die Daten können in verschiedenen Formaten vorliegen, z. B. als Excel-Tabelle, PDF oder XML. Diese externen Daten werden aufbereitet und entweder in das System eingegeben oder automatisch über Schnittstellen zwischen dem PIM und diesen externen Systemen importiert.

 

Daten veredeln

Als nächstes müssen die Daten im System veredelt werden. Das bedeutet, dass sie auf Vollständigkeit, Genauigkeit und Konsistenz geprüft werden. Die Daten werden mit Bildern angereichert, die in der Regel aus einer eigenen Mediendatenbank stammen.  Eine hohe Datenqualität wird durch Qualitätsberichte und ein Qualitätsmanagement sichergestellt, welches mit Hilfe eines Dashboards einen schnellen Überblick über die Datenqualität ermöglicht. Der Prozess der Datenveredelung im PIM wird durch Workflows unterstützt, in denen verschiedenen Mitarbeitern entsprechende Aufgaben und Rechte zugewiesen werden, so dass die Prozesse sinnvoll aufeinander abgestimmt sind.

 

Daten verteilen

Im dritten Schritt werden die veredelten Daten, oft über Schnittstellen, in die gewünschten Ausgabekanäle exportiert. Dabei können unter anderem folgende Formate generiert werden: 

  • Printdokumente,
  • Produktetiketten,
  • Apps,
  • Webshops,
  • Informationsportale
  • und vieles mehr

„Durch PIM haben wir es geschafft, alle Informationen rund ums Produkt in einem System zu haben.“

Zitat: Marco Lombardo von der Firma MC Bauchemie
Marco Lombardo,
Head of Business Processes & Digitalisation bei MC-Bauchemie

Welche Vorteile bietet ein PIM-System für Ihr Unternehmen?

Interne Vorteile

  • „Single Point of Truth“: Ihre Mitarbeiter können zentral auf korrekte und vollständige Produktinformationen aus dem PIM zugreifen.
  • Deutlich effizientere Pflege und Management der Produktdaten, durch die Integration von Drittsystemen, wie z.B ERP-Systemen
  • Deutlich reduzierter Aufwand bei der Informationsbeschaffung für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
  • Mehr Flexibilität und eine schnellere Aufbereitung von Informationen für Anfragen aus Vertrieb und Produktmanagement
  • Alle Mitarbeiter in internationalen Landesgesellschaften verfügen über identische Informationen zur selben Zeit
  • Vollständige Übersicht über das gesamte, internationale Produktportfolio
 

Externe Vorteile

  • Vollständige, aktuelle und konsistente Informationsquelle für Kunden, Händler und Partner
  • Unterstützung der Multi-Channel-Strategie um Produktinformationen für verschiedene Printdokumente, Webkataloge, Webshops und Apps zu nutzen
  • Nutzen von Cross-Selling-Potentialen durch Hinterlegen von Produktrelationen im PIM-System
  • Flexible und schnelle Datenaufbereitung für Produktanfragen von Kunden und potentiellen Neukunden
  • Verbessern der Customer Experience
  • Erleichterung der Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen, z. B. Logistikfirmen
 
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  • Verbesserte Datenqualität und -konsistenz
  • Effizientere Datenpflege und -verwaltung
  • Schnellere Time-to-Market für neue Produkte
  • Verbesserte Zusammenarbeit zwischen Abteilungen
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Einige PIM-Systeme bieten auch Crossmedia-Funktionen an

Web: Websites, Onlinekataloge, Webshops und Produktportale

Um die zentral gepflegten Produktdaten und Bilder aus dem PIM für Websites, Onlinekataloge, Webshops oder Produktportale zu nutzen, bieten viele PIM-Systeme Schnittstellen zu E-Commerce und Shop-Systemen an, wie Shopware, Intershop, Oxid, ... Einige wenige verfügen auch über ein eigenes Modul für E-Commerce, wie z.B. ANTEROS.web, das über eine Webservice-Schnittstelle tief in das eigene ERP-System (SAP, Navision, Oxaion, Infor, ...) integriert werden kann.

Apps: für App-Stores und Webapps

Nur wenige PIM-Anbieter ermöglichen es Unternehmen, eine App zu erstellen, mit der Kunden gezielt nach Ihren Produkten suchen, diese vergleichen und anschließend anfragen oder bestellen können. ANTEROS bietet die Webshopfunktionen nicht nur für Android und iOS an, sondern kann auch beliebig erweitert werden, z.B. durch eine Fotofunktion, um mit dem fotografierten Ersatzteil das passende Produkt im Shop zu finden (dies wurde mit ANTEROS für TMD Friction umgesetzt).

Print: Kataloge, Preislisten und Datenblätter

Im Digitalzeitalter sind Verkaufsunterlagen wie Kataloge, Preislisten und Datenblätter weiterhin wichtig, auch wenn sie in der Regel nicht mehr in gedruckter Form sondern als PDF-Datei zur Verfügung gestellt werden. PIM-Systeme bieten zwei Technologien zur Erstellung der Dokumente:

 
  • Database Publishing über InDesign
    Hier werden Produktinformationen und Bilder in InDesign übertragen und manuell formatiert.
 
 
  • Print per Knopfdruck
    Die Printengine im PIM-System erzeugt Kataloge automatisch und ohne manuelle Nacharbeit.
 
Grafik zur Printgenerierung mit PIM
Vergleich des halb- und vollautomatischen Ansatzes zur Printgenerierung im PIM

Warum brauchen Sie ein PIM-System?

Die heutige Wirtschaft stellt Unternehmen vor folgende Herausforderungen in der Datenpflege und im Vertrieb:

 
  • Mehr Produkte
    Nicht nur die Hauptprodukte, sondern auch Ersatzteile, Zubehörteile usw. werden im Unternehmen systematisch angefragt und ergänzt.
  • Mehr Daten 
    Neben Produktnamen und Beschreibungen werden Fotos und Zeichnungen, Anleitungen, Zertifikate, diverse technische Kenndaten usw. gewünscht.
  • Mehr Sprachen
    Durch die Globalisierung werden Produkte in immer mehr Ländern verkauft. Dafür müssen die Produktinformationen in mehreren Sprachen verfügbar sein.
 
 
  • Mehr Vertriebskanäle 
    Produktdaten werden vom eigenen Marketing / Vertrieb, von Händlern und Partnern für immer mehr Kanälen, oft im E-Commerce, gefordert: Webshops, Händlerportale, Printkataloge, Auszugskataloge, Preislisten, Datenblätter, Websites, Apps und vieles mehr.
  • Mehr Formate
    Produktdaten werden von Unternehmen und ihren Kunden in unterschiedlichen Formaten benötigt. Dazu gehören Standardformate wie CSV, Excel und XML sowie branchenspezifische Standards wie Arge, TecDoc, BMEcat, ETIM und eclass.
 
Nachteil von Datenspeicherung auf „Inseln"
Verschwendung von Ressourcen;
Daten auf allen Inseln zu ändern ... ist sehr zeitaufwendig
Redundante Datenpflege bedeutet viele Fehlerquellen
Schlechte Datenqualität und geringere Kundenzufriedenheit;
Daten auf allen Inseln ändern ... Fehler sind vorprogrammiert

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INCONY: Der PIM- und Crossmedia-Spezialist

INCONY ist ein deutsches Softwareunternehmen, das seit über 20 Jahren PIM- und Crossmedia-Software entwickelt. ANTEROS, die PIM- und Crossmedia-Lösung von INCONY, unterstützt Unternehmen bei dem Management und der Verwendung von Produktdaten. ANTEROS kann Produktdaten aus verschiedenen Quellen zusammenführen, bereinigen und harmonisieren. Außerdem bietet die Software Funktionen zur Erstellung von Marketing- und Vertriebsmaterialien für Print, Online und Mobile. INCONY hat Kunden unterschiedlicher Branchen und Größen in Deutschland, Europa und weltweit. Das Unternehmen wurde bereits mehrfach ausgezeichnet.

 

Auszeichnung Main Software 50

MAIN Software 50

Auszeichnung Label Universität Paderborn

Label der Universität Paderborn

Preis Germany at its best

Germany at its best

Auszeichnung IT-Bestenliste

IT-Bestenliste in der Kategorie „On demand“

Analyse SIMINO

SIMIO Qualitätssiegel

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Fallstudien zum PIM-System ANTEROS

Lesen Sie Erfahrungsberichte von Unternehmen wie z.B. Poloplast, Motul und Klickparts, die mit der Software ANTEROS arbeiten. Erfahren Sie, wie die PIM-Systeme in den Unternehmen implementiert wurden, wie die Mitarbeiter eingebunden wurden und welche Vorteile sich daraus ergeben. In den Berichten finden Sie auch Videos, die die Funktionsweise von ANTEROS veranschaulichen.

Profitieren Sie von den Erfahrungen anderer Unternehmen!

Erfahrungsbericht von POLOPLAST

"Die Implementierung ging rasch voran, die Datenpflege ist sehr effizient und  hat unsere Datenqualität und Datenintegrität erhöht.“
 

Peter Sollak,
Projektleiter bei Poloplast

Poloplast
Erfahrungsbericht

Erfahrungsbericht von Motul

"Mit ANTEROS als PIM-Technologieführer können wir unsere komplexen Produktdaten über viele Länder hinweg sehr einfach und gut strukturiert pflegen.“

Mark Grunert,
CPO bei Motul

Motul
Erfahrungsbericht

Erfahrungsbericht von Klickparts

"Sie haben ein sehr gutes Verständnis für unsere speziellen Datenanforderungen gezeigt und es wurde schnell und sehr kompetent gearbeitet.“

Marko Wötzel,
CEO bei Klickparts

Klickparts
Erfahrungsbericht

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Softwaredemo zum PIM-System ANTEROS
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