Was ist ein PIM-System?
Ein PIM-System (Product Information Management, deutsch: Produktinformationsmanagement) ist eine Softwarelösung, die Ihnen ermöglicht Produkte und zugehörige Daten (z.B. Beschreibungen, technische Merkmale, Bilder und Übersetzungen) zentralisiert, effizient und medienneutral zu sammeln, zu verwalten und zu verteilen. Die aufbereiteten Daten können anschließend an die verschiedenen Vertriebskanäle Ihres Unternehmens – wie z. B. Kataloge, Webshops (E-Commerce) oder Apps – sowie an externe Kanäle von Marktplätzen im jeweils passenden Format weitergegeben werden.
Erfahren Sie, wie Product Information Management Ihre Produktdaten zentralisiert, strukturiert und effizient in alle Vertriebskanäle ausspielt.
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Was macht ein PIM? Welche Aufgaben und Funktionen übernimmt ein PIM? Wie funktioniert ein PIM? Welche Vorteile bietet ein PIM-System? Warum die Anforderungen steigen Welche Probleme entstehen durch dezentrale Datenhaltung?Gratis Webinar inkl. Software-Demo Fazit: Mit PIM fit für die digitale Zukunft INCONY: Der PIM- und Crossmedia-Spezialist Antworten auf die häufigsten Fragen Case Studies
PIM-Systeme vereinfachen die Verwaltung von Produktinformationen. Sie zentralisieren die Organisation der Produktdaten und ermöglichen einen effizienten Multi-Channel-Vertrieb im Unternehmen.
Was macht ein PIM?
Ein PIM-System ermöglicht es Unternehmen, Produktdaten zentral an einem Ort zu verwalten und vielseitig zu nutzen. Ähnlich wie ERP-Systeme nehmen PIM-Systeme inzwischen einen elementaren Stellenwert in Unternehmen ein, um Angebote zeitgemäß und digital auszusteuern. So lassen sich Vertriebseffizienz steigern, Marketingstrategien optimieren, eine einheitliche Kundenkommunikation sichern, die Zusammenarbeit mit Partnern stärken und interne Prozesse optimieren. Das sorgt für eine bessere Customer Experience und maximaler Transparenz für alle Partner.
Welche typischen Anwendungsbereiche deckt ein PIM-System ab?
Systeme zum Product Information Management (PIM) ermöglichen es, Daten zentral in einer Datenbank zu pflegen. Dabei kann man vorhandene Daten aus verschiedenen Systemen einmalig oder regelmäßig importieren (z.B. Stammdaten aus dem ERP-System oder technische Daten aus Excellisten, ...). Außerdem kann man weitere Produktdaten über Pflegeseiten ergänzen, wie Marketingtexte, Bilder, Videos, Übersetzungen oder weitere Kenndaten. Diese zentralen Daten kann man dann für verschiedene Anwendungsgebiete nutzen, wie Webshops, Händlerexporte oder Produktkataloge.
Typische Anwendungen / Use Cases von PIM sind:
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Wie funktioniert ein PIM?
Wie funktioniert ein PIM?:
Daten sammeln -> Daten veredeln -> Daten exportieren
Daten sammeln
Zunächst werden Produktdaten aus verschiedenen Quellen zentral an einer Stelle im PIM-System gesammelt. Dazu gehören z. B. Lieferanten, ERP-Systeme, Kataloge, Websites und soziale Medien. Die Daten können in verschiedenen Formaten vorliegen, z. B. als Excel-Tabelle, PDF oder XML. Diese externen Daten werden aufbereitet und entweder in das System eingegeben oder automatisch über Schnittstellen zwischen dem PIM und diesen externen Systemen importiert.
Daten veredeln
Als nächstes müssen die Daten im System veredelt werden. Das bedeutet, dass sie auf Vollständigkeit, Genauigkeit und Konsistenz geprüft werden. Die Daten werden mit Bildern angereichert, die in der Regel aus einer eigenen Mediendatenbank (DAM) stammen. Eine hohe Datenqualität wird durch Qualitätsberichte und ein Qualitätsmanagement sichergestellt, welches mit Hilfe eines Dashboards einen schnellen Überblick über die Datenqualität ermöglicht.
Daten verteilen
Im dritten Schritt werden die veredelten Daten, oft über Schnittstellen, in die gewünschten Ausgabekanäle exportiert. Dabei können unter anderem folgende Formate generiert werden:
- Printdokumente,
- Produktetiketten,
- Apps,
- Webshops,
- Informationsportale
- und vieles mehr
Welche Vorteile bietet ein PIM-System für Ihr Unternehmen?
Interne Vorteile
| Externe Vorteile
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Warum ist ein PIM-System heute unverzichtbar?
Diese umfangreichen Funktionen eines PIM-Systems sind heute keine Kür mehr, sondern Pflicht. Denn Unternehmen stehen vor der Herausforderung, nicht nur Artikelnummern zu verwalten, sondern eine exponentiell wachsende Datenmenge zu beherrschen. Folgende Faktoren treiben diese Komplexität in die Höhe:
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Verschwendung von Ressourcen;
Daten auf allen Inseln zu ändern ... ist sehr zeitaufwendig
Schlechte Datenqualität und geringere Kundenzufriedenheit;
Daten auf allen Inseln ändern ... Fehler sind vorprogrammiert
Welche Probleme löst ein PIM?
In zahlreichen Unternehmen werden Produktinformationen noch redundant in mehreren Dateien und Systemen gepflegt. So gibt es oftmals Produkt-Stammdaten in Warenwirtschaftslösungen wie SAP oder anderen ERP-Systemen, Produkt-Verkaufsdaten im Printkatalog, in Datenblättern, Etiketten und Websites und vielleicht noch in Excellisten von einzelnen Mitarbeitern etc. Aber wenn ein Unternehmen Produktinformationen allein auf 5 solcher „Inseln“ pflegen muss, dann ist das nicht nur eine Ressourcenverschwendung – denn Änderungen müssen dann 5 mal auf allen Inseln gemacht werden, damit verbundene Kanäle synchron bleiben. Es ist zudem nur menschlich, dass man es auf einer der Inseln vergisst und damit die Daten z.T. fehlerhaft sind. Mit PIM-Systemen werden Produktdaten effizienter und fehlerfreier gepflegt.
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Fazit: Mit PIM-Systemen fit für die digitale Zukunft
Ein PIM-System ist die optimale Lösung, um Ihr Produktdatenmanagement nachhaltig zu verbessern und die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens zu stärken. Durch die zentrale Verwaltung und regelmäßige Aktualisierung Ihrer Produktinformationen steigern Sie nicht nur die Effizienz Ihrer internen Prozesse, sondern erhöhen auch Ihre Sichtbarkeit im E-Commerce und auf sämtlichen Vertriebskanälen.
Ein professionelles PIM-System stellt zudem sicher, dass Ihre Produktdaten konsistent, digital und medienneutral für Webshops, Kataloge, Apps und Partnerportale bereitgestellt werden. So stärken Sie Ihre Markenpräsenz, verkürzen die Time-to-Market und sichern sich wertvolle Wettbewerbsvorteile.
Wer Produktdaten effizient und zukunftssicher verwalten möchte, setzt auf ein leistungsfähiges PIM-System.
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INCONY ist ein deutsches Softwareunternehmen, das seit über 20 Jahren PIM- und Crossmedia-Software entwickelt. ANTEROS, die modulare PIM-, Crossmedia- und DAM-Lösung von INCONY, unterstützt Unternehmen bei dem Management und der Verwendung von Produktdaten. ANTEROS kann Produktdaten aus verschiedenen Quellen zusammenführen, bereinigen und harmonisieren. Außerdem bietet die Software Funktionen zur Erstellung von Marketing- und Vertriebsmaterialien für Print, Online und Mobile. INCONY hat Kunden unterschiedlicher Branchen und Größen in Deutschland, Europa und weltweit. Das Unternehmen wurde bereits mehrfach ausgezeichnet.
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PIM verstehen: Experten-Antworten auf die häufigsten Fragen
Was genau ist ein PIM-System (Product Information Management)?
Ein PIM-System ist die zentrale Plattform, um alle produktbezogenen Daten – von technischen Spezifikationen und Beschreibungen bis hin zu Marketingtexten, Übersetzungen und Verkaufsargumenten – zu sammeln, zu verwalten und anzureichern. Das Hauptziel ist die Schaffung eines "Single Point of Truth", um Datenchaos und Fehler in allen Ausgabekanälen zu eliminieren.
Welches Problem löst ein PIM-System im Unternehmen?
PIM löst das Problem verteilter und redundanter Datenhaltung. Ohne PIM sind Produktinformationen oft über Excel-Listen, ERP-Systeme, getrennte Bildarchive und E-Mails verstreut. Ein PIM schafft Ordnung und sorgt dafür, dass die typischen Probleme gar nicht erst entstehen:
- Reduzierte Fehlerquote und konsistente Kommunikation
- Kurze Time-to-Market für neue Produkte
- Effiziente automatisierte Prozesse bei der Aktualisierung von Katalogen oder Webshops
Wo liegt der Unterschied zwischen PIM, ERP und DAM?
Diese Systeme ergänzen sich, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben:
- ERP (Enterprise Resource Planning): Verwaltet kaufmännische und transaktionale Daten (Preis, Lagerbestand, Bestellungen)
- DAM (Digital Asset Management): Spezialisiert auf die Verwaltung von Mediendateien (Bilder, Videos, Dokumente)
- PIM: Verwaltet die marketing- und vertriebsrelevanten, beschreibenden Daten und fungiert als Brücke zwischen den kaufmännischen Daten (aus dem ERP) und den visuellen Medien (aus dem DAM), um sie für den Kunden aufzubereiten.
| PIM | ERP | DAM | |
| Hauptaufgabe | Produktinformationen verwalten | Geschäftsprozesse verwalten | Medien verwalten |
| Typische Daten | Produktinformationen, technische Daten, Übersetzungen | Preise, Bestände, Aufträge | Bilder, Videos, Dokumente |
| Ziel | Produktdaten für Vertrieb & Marketing aufbereiten | Unternehmensprozesse steuern | Assets zentral verwalten |
| Typische Ausleitung | Webshop, Katalog, Marktplatz | Einkauf, Logistik, Buchhaltung | Websites, PIM, Marketing |
Welche Abteilungen profitieren am meisten von einem PIM-System?
PIM ist ein abteilungsübergreifendes Werkzeug, für alle Mitarbeiter*innen, die mit den Produktdaten arbeiten. Am stärksten profitieren:
- Produktmanagement: Durch die zentrale und strukturierte Datenerfassung sowie die koordinierte Verwaltung aller Produktdetails
- Marketing & E-Commerce: Durch die schnelle Ausleitung in alle Kanäle (Webshop, App, Social Media). Moderne Kanäle und digitale Touchpoints verlangen nach passgenauen Inhalten.
- Vertrieb: Durch stets aktuelle und korrekte Datenblätter und Preislisten, sodass Kundenanfragen direkt mit fundierten Informationen bedient werden können.
- IT & Systemadministration: Weil das PIM als zentrales System nahtlos Daten mit dem führenden ERP austauscht, während visuelle Assets über ein modernes DAM angebunden werden, um ein durchgängig integriertes System im Unternehmen zu etablieren.
- Kundenservice: Weil Teams bei Supportanfragen sofort auf verlässliche, einheitliche Informationen zugreifen und Anfragen schneller lösen.
- Partnermanagement & Einkauf: Da Händler und Lieferanten standardisierte technische Informationen automatisiert abrufen und externe B2B-Kanäle dadurch rein digital synchronisiert bleiben.
Brauche ich ein PIM-System?
Ein PIM-System ist besonders sinnvoll, wenn ein Unternehmen:
- viele Produkte oder Varianten verwaltet
- Produktinformationen aus mehreren Quellen zusammenführt
- mehrere Vertriebskanäle bedient
- Produktdaten in mehreren Sprachen benötigt
- technische Produktdaten und Medien zentral verwalten möchte
- regelmäßig Kataloge, Datenblätter oder Preislisten erstellt
- Produktinformationen an Händler, Marktplätze oder Partner ausleitet
- Probleme mit doppelter oder inkonsistenter Datenpflege hat
Welche Rolle spielt KI im PIM?
Moderne PIM-Systeme können KI nutzen, um Produktinformationen effizienter anzureichern. Dazu gehören beispielsweise die automatische Erstellung und Optimierung von Produkttexten, Übersetzungen, die Ableitung von Inhalten aus vorhandenen Produktdaten sowie KI-gestützte Bildfunktionen.
Case Studies: Produktdatenmanagement mit ANTEROS PIM
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