Erfahren Sie wie Ihnen PIM-Systeme wirklich helfen können

PIM-System - Was ist das?

PIM ist eine Abkürzung für Produktinformationsmanagement. Da Produktdaten im Zuge der Digitalisierung immer wichtiger werden, setzen immer mehr Unternehmen PIM-Systeme ein. Dabei führen bessere Workflows zu besseren Produktdaten und verbessern dadurch das Produkterlebnis. Beides reduziert Reklamationen und Kosten. In diesem Blogartikel erklären wir, welchen internen und externen Nutzen ein PIM-System für Sie haben kann und gehen detaillierter auf die Anwendungsgebiete und Funktionen solcher Systeme ein.

PIM-System - Produktdaten werden zum Schlüssel der Digitalisierung

​​​​​​​Wofür werden PIM-Systeme verwendet?

Ähnlich wie ERP-Systeme nehmen PIM-Systeme einen elementaren Stellenwert in Unternehmen ein, wenn es um die kundenorientierte Produktkommunikation und damit verbundene Marketing Services geht.
Typische Anwendungen (Use Cases) sind:

 
  • Zu Produkten an zentraler Stelle alle Daten, Bilder und Dokumente einzusehen
  • Produktdaten effizient zu pflegen
  • Daten aus anderen Systemen zu übernehmen und mit weiteren Daten anzureichern
  • Produktdaten für Händler, Kunden und Partner zu exportieren, z.B. damit sie diese Produkte in ihren Webshop importieren oder die Daten in Preislisten oder Katalogen aufnehmen
 
 
  • Einen bzw. mehrere eigene Webshops mit den Produktdaten aufzubauen
  • Die Produktdaten für eigene Kataloge, Preislisten, Datenblätter, Etiketten usw. zu nutzen
  • Apps mit den Produktdaten aufzubauen
 

Immer mehr Produktdaten für immer mehr Zwecke

Mehr als 80 Prozent der Informationen, die Unternehmen in Industrie und Handel kommunizieren, beziehen sich auf ihre angebotenen Produkte.
Waren vor 30 Jahren Produktdaten von den Hauptprodukten im Wesentlichen nur im Produktkatalog dargestellt, nimmt die Fülle angefragter Produktdaten im Zuge der Digitalisierung immer mehr zu.

 
  • Immer mehr
    Nicht nur die Hauptprodukte sondern auch Ersatzteile, Zubehörteile usw. werden systematisch angefragt, Sortimente werden über Kooperationspartner oder Zukäufe ergänzt.
  • In mehr Sprachen
    Viele Firmen exportieren ihre Produkte inzwischen in viele Länder, und Produktdaten in der Sprache der Kunden fördern den Verkauf.
 
 
  • Für mehr Vertriebskanäle und Formate
    Die Produktdaten werden vom eigenen Marketing / Vertrieb aber auch von den Händlern und Partnern in immer mehr Medien und Formaten benötigt: für Webshops, Händlerportale, Printkataloge, Auszugskataloge, Preislisten, Datenblätter, Webseiten, Apps und vieles mehr.
 

 

Der folgende Kurzfilm erklärt, wann und warum man PIM-Systeme braucht:

Oft werden Produktdaten noch auf mehreren Inseln gepflegt

In vielen Unternehmen werden Produktdaten noch redundant in mehreren Dateien und Systemen gepflegt. So gibt es Produkt-Stammdaten im Warenwirtschaftssystem, Produkt-Verkaufsdaten im Printkatalog, Datenblättern, Etiketten und Webseiten und vielleicht noch in EXCEL-Listen von einigen Mitarbeitern etc. Aber wenn ein Unternehmen Produktdaten allein auf 5 solcher „Inseln“ pflegen muss, dann ist das nicht nur eine Ressourcenverschwendung (Änderungen auf mehreren Inseln eingeben), es ist nur menschlich, dass man es auf einer der Inseln vergisst und damit die Daten z.T. fehlerhaft sind. Mit PIM-Systemen werden Produktdaten effizienter gepflegt.

Nachteil von Datenspeicherung auf „Inseln"
Verschwendung von Ressourcen;
Produktdaten auf allen Inseln zu ändern ... ist sehr zeitaufwendig
Redundante Datenpflege bedeutet Fehlerquellen
Schlechte Datenqualität und geringere Kundenzufriedenheit;
Produktdaten auf allen Inseln ändern ... Fehler sind vorprogrammiert

Systeme für eine zentrale Produktdatenpflege, z.T. mit Crossmedia-Funktionen

Systeme zum Produktinformationsmanagement (PIM) ermöglichen Daten aus verschiedenen Systemen zusammenzufahren (z.B. Stammdaten aus dem ERP-System, technische Daten aus CAD / PLM, aus Mitarbeiter-EXCEL-Listen, ...), mit weiteren Produktdaten wie Marketingtexten, Bildern und Übersetzungen zu veredeln und dann für die verschiedenen Anwendungsgebiete auszuleiten.

Welchen Nutzen bieten PIM-Systeme, was habe ich davon?

Interner Nutzen

  • Vollständige Übersicht über das gesamte, internationale Produktportfolio
  • Deutlich geringerer Suchaufwand für Produktinformationen für alle Mitarbeiter
  • „Single Point of Truth“: Mitarbeiter können davon ausgehen, dass an einem Ort korrekte, vollständige, aktuelle und konsistente Informationen zusammengestellt sind. Außerdem verfügen alle Mitarbeiter in allen Landesgesellschaften über identische Informationen zur selben Zeit
  • Deutlich effizientere Pflege der Produktdaten
  • Mehr Flexibilität und eine schnellere Aufbereitung von Produktdaten für Anfragen aus Vertrieb und Produktmanagement
 

Externer Nutzen

  • Vollständige, aktuelle und konsistente Informationsquelle für Händler und Partner
  • Unterstützung der Multi-Channel-Strategie um die Produktdaten für verschiedene Printdokumente, Webkataloge, Webshops und Apps zu nutzen
  • Einfachere Zusammenarbeit mit Logistikunternehmen
  • Flexible und schnelle Aufbereitung von Produktdaten für alle Anfragen aus Vertrieb und Produktmanagement
  • Nutzen von Cross-Selling-Potentialen durch Hinterlegen von Produktkombinationen
 

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Im Zuge der Digitalisierung werden Produktdaten immer wichtiger. Schaffen Sie Wachstum durch hochwertige Produktdaten. PIM-Software hilft Ihnen Produktdaten viel effizienter zu pflegen, eine hohe Datenqualität zu erzielen und die zentral gepflegten Daten in andere Kanäle (Print, Web, App und Exporte) auszuleiten.

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Wichtige Funktionen von PIM-Systemen

Grafik zu PIM Systemaufbau

​​​​​​​Schnittstellen, Importe

Um Daten aus anderen Systemen zu übernehmen, sind sowohl Datenschnittstellen im Einsatz, um zu festen Zeitpunkten (z.B. nachts) Datenänderungen aus anderen Systemen zu übernehmen (z.B. im CSV, XML oder EXCEL-Format) als auch Funktionsschnittstellen, um on-demand Datenänderungen aus anderen Systemen abzugreifen (per Webservice SOAP oder REST).

Eingabe und Pflege weiterer Daten

Nach dem Import von Basisdaten, werden im PIM weitere Produktdaten ergänzt, z.B. Marketingtexte, die nicht im ERP-System gepflegt sind, die Zuordnung von Produktkategorien und die Ergänzung von Produktbeziehungen. Insbesondere für technische Branchen ist es wichtig, technische Kenndaten strukturiert einzugeben, z.B. Parameter wie Temperaturbereich, Maße oder Druck, denn das kann die Effizienz der täglichen Datenpflege deutlich verbessern. Das technologieführende PIM-System ANTEROS ist hier besonders stark und bietet verschiedene Datentypen, eine Schachtelung von Parametern, die Berechnung von Parametern aus anderen (z.B. Volumen aus Länge, Breite, Höhe oder einer Web-Beschreibung aus festen Textbausteinen und Parametern) u. v. m. an.

Pflege von Bildern, Dokumenten und Videos

Wichtige Informationen zu einem Produkt sind auch Bilder wie Produktfotos oder Zeichnungen aber auch Dokumente wie Sicherheitshinweise, Bedienungsanleitungen oder Videos. In Webshops werden Produktbilder und Begleitdokumente immer wichtiger für die Kaufentscheidung der Kunden. Aber auch für Kataloge und Preislisten sind Produktbilder hilfreich, damit Kunden schnell und intuitiv die gewünschten Informationen finden. Einige PIM-Systeme haben eine integrierte Mediendatenbank für Bilder und Dokumente, während andere über Schnittstellen Fremdsysteme anbinden. Bei den integrierten Mediendatenbanken reicht es aus, Bilder nur einmal in Printqualität hochzuladen und dann erzeugen Konverter automatisch daraus andere Formate, z.B. Web-groß und -mini oder Bilder im Amazon-Format. Beim technologieführenden PIM-System ANTEROS ist eine Mediendatenbank als MAM-Modul vollintegriert.

Textübersetzung

Wenn Sie Ihre Produkte in mehrere Länder exportieren, kann es wichtig sein, dass Sie die Produktdaten nicht nur in Deutsch sondern auch in Englisch und vermutlich noch in weiteren Sprachen aufbereiten. Denn: bei den Kunden kommen Verkaufsunterlagen mit Produktdaten in der eigenen Sprache schon verkaufsfördernd an! Die Übersetzung der Texte kann aber unterschiedlich aufwändig werden in einem PIM System. Ohne Übersetzungsunterstützung müssen Sie stets selber im Blick behalten, welche Daten Sie geändert haben, um sie dann noch in die anderen Sprachen zu übersetzen. Eine Übersetzungsunterstützung im PIM kann diesen Aufwand deutlich reduzieren.

Einige PIM-Systeme haben ein integriertes Übersetzungsmodul, während andere über Schnittstellen Fremdsysteme anbinden. Die integrierten Übersetzungsmodule ermöglichen in der Regel, wie mit einem Magneten alle Texte aufzulisten, die entweder noch gar nicht übersetzt wurden oder deren Haupttext sich geändert hat. Das Übersetzungsmodul vom technologieführenden ANTEROS zeigt auch noch farblich an, was sich inzwischen bei diesen übersetzungsrelevanten Texten seit der letzten Übersetzung geändert hat. Der Übersetzer oder die Landesgesellschaft kann entweder direkt im ANTEROS.tm die Übersetzungen eintragen oder in einem EXCEL-Export, um anschließend die Datei mit den Übersetzungen zu importieren und freizugeben.

Qualitätskontrolle

Einige PIM-Systeme bieten Funktionen, um die Qualität der Produktdaten gezielt zu prüfen und zu verbessern. Das ist umso wichtiger, wenn Sie zunehmend  mehr Daten mit dem PIM System pflegen oder Daten von Lieferanten ins PIM übernehmen wollen. In diesen Systemen kann man oft selber Prüfkriterien oder Prüfberichte erstellen, um die Qualität der Produktdaten, Bilder oder Dokumente zu prüfen, z.B. ob schon Marketingtexte in Deutsch und Englisch eingegeben wurden oder pro Bild mindestens ein Bild verknüpft ist. Die Prüfergebnisse kann man in einem Dashboard übersichtlich zusammenstellen. So kann man die Qualität der Daten nicht nur überwachen, sondern gezielt in diese Objekte springen, um die Daten zu verbessern. Wenige Systeme (wie ANTEROS.qm) bieten zusätzlich noch die sogenannten Qualitätsstufen (Quality Gates) an, womit man Meilensteine deutlich besser erreichen kann, weil man Zwischenergebnisse regelmäßig überwacht. In Kombination mit Qualitätsberichten und dem Dashboard kann man so einer stufenweisen Eingabe von Daten im Team Rechnung tragen, in der beispielsweise ein Mitarbeiter für die Marketingdaten und ein anderer für die technischen Kenndaten zuständig ist.

Exporte

Damit Sie Händlern und Partnern Ihre Produktdaten geben können, z.B. für deren eigenen Webshop oder Katalog, sollten Sie prüfen, welches Format vom Händler / Partner akzeptiert wird. Die Formate variieren durchaus von Branche zu Branche. So sind Formate wie Datanorm und GAEB bei Bau-Zulieferern relevant, Arge in der SHK-Branche oder TecDoc bei Automobilzulieferern. Neben dem eigentlichen Datenaustauschformat werden häufiger auch Daten nach einer Standardklassifikation wie ETIM oder ECLASS angefragt. Auch wenn es hier Standards gibt, kommt es doch oft vor, dass Kunden verschiedene Standards oder Standard-Versionen anfragen. Hier sind intensive Absprachen mit Ihren Partnern und ggf. auch ein kompetenter PIM-Dienstleister gefragt. Das INCONY-Team ist in diesen Themen schon mehr als 20 Jahre aktiv.

Workflows

Mit Workflows kann man die eigenen Prozesse im PIM-System konfigurieren. So kann man das schrittweise Arbeiten verschiedener Personen an den Produktdaten gezielt über Workflowzustände, Zustandsübergänge, Berechtigungen und Aktionen steuern. In der PIM-Software ANTEROS können Sie selber Workflows in einem graphischen Editor erstellen, ins PIM überführen (deploy) und dann Workflow-gesteuert arbeiten.

Einige PIM-Systeme bieten auch Crossmedia-Funktionen an

Web

Um die zentral gepflegten Produktdaten und Bilder aus dem PIM für Webseiten, Onlinekataloge, Webshops oder Produktportale zu nutzen, bieten eigentlich alle PIM-Systeme Schnittstellen zu eCommerce- und Shop-Systemen an, wie Shopware, Intershop, Oxid, ... Wenige haben darüber hinaus auch ein eigenes eCommerce-Modul, wie z.B. ANTEROS.web, das man per Webservice-Schnittstelle tief in das eigene ERP-System (SAP, Navision, Oxaion, Infor, ...) integrieren kann.

Apps

Wenige PIM Anbieter offerieren auch eine App, mit der Kunden gezielt nach Ihren Produkten suchen, sie vergleichen und dann anfragen oder bestellen können. ANTEROS bietet die Webshopfunktionen nicht nur für Android und iOS an, sondern kann auch beliebig erweitert werden, z.B. durch eine Fotofunktion, um mit dem fotografierten Ersatzteil das passende Produkt im Shop zu finden (das hat INCONY für TMD Friction umgesetzt).

Print

Verkaufsunterlagen wie Kataloge, Preislisten und Datenblätter sind auch noch im Digitalisierungszeitalter wichtig. Auch wenn nicht mehr alle Unternehmen solche Dokumente in gedruckter Form ihren Kunden zu Verfügung stellen, sondern digital z.B. als PDF-Datei. Viele PIM-Systeme bieten Funktionen an, um solche Printdokumente mit Produktdaten aus dem PIM ganz oder teilweise automatisiert zu erstellen. Dabei unterscheidet man generell zwei Technologien:

 
  • Database Publishing über InDesign
    Produktdaten und Bilder werden über eine Schnittstelle in das Satzsystem InDesign übertragen, dort per Templates vorgesetzt und dann manuell in das endgültige Endformat gebracht (z.B. leere Spalten löschen, Texte aufrücken etc.). Auch wenn die Nachbereitung mehrere Wochen dauern kann, so ist dieser Ansatz schon zeitsparender als das manuelle Setzen von Katalogen und Preislisten in Indesign.
 
 
  • Print per Knopfdruck
    Hier ist die Printengine im PIM-System vollintegriert und ermöglicht ganz ohne Satzsystem wie InDesign eine Generierung von Printkatalogen. Während einige hier einfache Reportgeneratoren anbieten und das Layout sehr rudimentär ist, ermöglicht die technologieführende PIM-Engine ANTEROS.print selbst komplexe technische Kataloge per Knopfdruck und damit ohne jegliche Nacharebeit zu generieren. Industriefirmen wie Schaeffler und TMD nutzen diese Printengine inzwischen auch für Neuheitenkataloge oder Auszugskataloge per Knopfdruck.
 

Anwenderberichte zu PIM

Wir haben einige Anwenderberichte für Sie zusammengestellt, in denen Firmen über Ihre PIM-Projekte berichten. Jeder Anwenderbericht enthällt sowohl einen Livemitschnitt von dem Vortrag der jeweiligen Firma bei einem der letztjährigen Events "Forum für PIM und Crossmedia" als auch einen Downloadlink für die Vortragsfolien und einen textuelle Anwenderbericht. Hier können Sie nicht nur die Nutzung der PIM-Funktionen in Aktion sehen, sondern erfahren auch mehr über die Einführung von PIM-Systemen in Unternehmen, die Einbindung der Mitarbeiter und die Nutzenvorteile für  die Mitarbeiter, die Firma und ihre Kunden und Partner.

 

Profitieren Sie von den Erfahrungen anderer Firmen!

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