Was ist ein PIM-System?
PIM ist eine Abkürzung für Produktinformationsmanagement (engl. Product Information Management). Ein PIM-System ist eine Softwarelösung, die Ihnen ermöglicht Produkte und zugehörige Daten zentralisiert, effizient und medienneutral zu sammeln, zu verwalten und zu verteilen. Die aufbereiteten Daten können anschließend die verschiedenen Vertriebskanäle Ihres Unternehmens im jeweils passenden Format weitergegeben werden, wie z.B. Kataloge, Webshops (E-Commerce) oder Apps.
Erfahren Sie, wie Product Information Management Ihre Produktdaten zentralisiert, strukturiert und effizient in alle Vertriebskanäle ausspielt.
PIM-Systeme vereinfachen die Verwaltung von Produktinformationen. Sie zentralisieren die Organisation der Produktdaten und ermöglichen einen effizienten Multi-Channel-Vertrieb im Unternehmen.
Warum ist ein PIM-System für Unternehmen so wichtig?
Ein PIM-System ermöglicht es Unternehmen, Produktdaten zentral an einem Ort zu verwalten und vielseitig zu nutzen. Ähnlich wie ERP-Systeme nehmen PIM-Systeme inzwischen einen elementaren Stellenwert in Unternehmen ein. So lassen sich Vertriebseffizienz steigern, Marketingstrategien optimieren, eine einheitliche Kundenkommunikation sichern, die Zusammenarbeit mit Partnern stärken und interne Prozesse optimieren. Das sorgt für eine bessere Customer Experience und und maximaler Transparenz für alle Partner.
Welche Aufgaben und Funktionen übernimmt ein PIM?
Systeme zum Product Information Management (PIM) ermöglichen es, Daten zentral in einer Datenbank zu pflegen. Dabei kann man vorhandene Daten aus verschiedenen Systemen einmalig oder regelmäßig importieren (z.B. Stammdaten aus dem ERP-System oder technische Daten aus Excelisten, ...). Außerdem kann man weitere Produktdaten über Pflegeseiten ergänzen, wie Marketingtexte, Bilder, Videos, Übersetzungen oder weitere Kenndaten. Diese zentralen Daten kann man dann für verschiedene Anwendungsgebiete nutzen, wie Webshops, Händlerexporte oder Produktkataloge.
Typische Anwendungen / Use Cases von PIM sind:
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Wie funktioniert ein PIM?
Product Information Management (PIM):
Daten sammeln -> Daten veredeln -> Daten ausleiten
Daten sammeln
Zunächst werden Produktdaten aus verschiedenen Quellen zentral an einer Stelle im PIM-System gesammelt. Dazu gehören z. B. Lieferanten, ERP-Systeme, Kataloge, Websites und soziale Medien. Die Daten können in verschiedenen Formaten vorliegen, z. B. als Excel-Tabelle, PDF oder XML. Diese externen Daten werden aufbereitet und entweder in das System eingegeben oder automatisch über Schnittstellen zwischen dem PIM und diesen externen Systemen importiert.
Daten veredeln
Als nächstes müssen die Daten im System veredelt werden. Das bedeutet, dass sie auf Vollständigkeit, Genauigkeit und Konsistenz geprüft werden. Die Daten werden mit Bildern angereichert, die in der Regel aus einer eigenen Mediendatenbank stammen. Eine hohe Datenqualität wird durch Qualitätsberichte und ein Qualitätsmanagement sichergestellt, welches mit Hilfe eines Dashboards einen schnellen Überblick über die Datenqualität ermöglicht.
Daten verteilen
Im dritten Schritt werden die veredelten Daten, oft über Schnittstellen, in die gewünschten Ausgabekanäle exportiert. Dabei können unter anderem folgende Formate generiert werden:
- Printdokumente,
- Produktetiketten,
- Apps,
- Webshops,
- Informationsportale
- und vieles mehr
Welche Vorteile bietet ein PIM-System für Ihr Unternehmen?
Interne Vorteile
| Externe Vorteile
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Warum die Anforderungen an das Datenmanagement steigen
Diese umfangreichen Funktionen eines PIM-Systems sind heute keine Kür mehr, sondern Pflicht. Denn Unternehmen stehen vor der Herausforderung, nicht nur Artikelnummern zu verwalten, sondern eine exponentiell wachsende Datenmenge zu beherrschen. Folgende Faktoren treiben diese Komplexität in die Höhe:
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Verschwendung von Ressourcen;
Daten auf allen Inseln zu ändern ... ist sehr zeitaufwendig
Schlechte Datenqualität und geringere Kundenzufriedenheit;
Daten auf allen Inseln ändern ... Fehler sind vorprogrammiert
Welche Probleme entstehen durch dezentrale Datenhaltung?
In zahlreichen Unternehmen werden Produktinformationen noch redundant in mehreren Dateien und Systemen gepflegt. So gibt es oftmals Produkt-Stammdaten im ERP-System, Produkt-Verkaufsdaten im Printkatalog, in Datenblättern, Etiketten und Websites und vielleicht noch in Excellisten von einzelnen Mitarbeitern etc. Aber wenn ein Unternehmen Produktinformationen allein auf 5 solcher „Inseln“ pflegen muss, dann ist das nicht nur eine Ressourcenverschwendung - denn Änderungen müssen dann 5 mal auf allen Inseln gemacht werden. Es ist zudem nur menschlich, dass man es auf einer der Inseln vergisst und damit die Daten z.T. fehlerhaft sind. Mit PIM-Systemen werden Produktdaten effizienter und fehlerfreier gepflegt.
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Fazit: Mit PIM-Systemen fit für die digitale Zukunft
Ein PIM-System ist die optimale Lösung, um Ihr Produktdatenmanagement nachhaltig zu verbessern und die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens zu stärken. Durch die zentrale Verwaltung und regelmäßige Aktualisierung Ihrer Produktinformationen steigern Sie nicht nur die Effizienz Ihrer internen Prozesse, sondern erhöhen auch Ihre Sichtbarkeit im E-Commerce und auf sämtlichen Vertriebskanälen.
Ein professionelles PIM-System stellt zudem sicher, dass Ihre Produktdaten konsistent und medienneutral für Webshops, Kataloge, Apps und Partnerportale bereitgestellt werden. So stärken Sie Ihre Markenpräsenz, verkürzen die Time-to-Market und sichern sich wertvolle Wettbewerbsvorteile.
Wer Produktdaten effizient und zukunftssicher verwalten möchte, setzt auf ein leistungsfähiges PIM-System.
PIM verstehen: Experten-Antworten auf die häufigsten Fragen
Was genau ist ein PIM-System (Product Information Management)?
Ein PIM-System ist die zentrale Plattform, um alle produktbezogenen Daten – von technischen Spezifikationen und Beschreibungen bis hin zu Marketingtexten, Übersetzungen und Verkaufsargumenten – zu sammeln, zu verwalten und anzureichern. Das Hauptziel ist die Schaffung eines "Single Point of Truth", um Datenchaos und Fehler in allen Ausgabekanälen zu eliminieren.
Welches Problem löst ein PIM-System im Unternehmen?
PIM löst das Problem verteilter und redundanter Datenhaltung. Ohne PIM sind Produktinformationen oft über Excel-Listen, ERP-Systeme, getrennte Bildarchive und E-Mails verstreut. Ein PIM schafft Ordnung und sorgt dafür, dass die typischen Probleme gar nicht erst entstehen:
- Reduzierte Fehlerquote und konsistente Kommunikation
- Kurze Time-to-Market für neue Produkte
- Effiziente automatisierte Prozesse bei der Aktualisierung von Katalogen oder Webshops
Wo liegt der Unterschied zwischen PIM, ERP und DAM?
Diese Systeme ergänzen sich, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben:
- ERP (Enterprise Resource Planning): Verwaltet kaufmännische und transaktionale Daten (Preis, Lagerbestand, Bestellungen)
- DAM (Digital Asset Management): Spezialisiert auf die Verwaltung von Mediendateien (Bilder, Videos, Dokumente)
- PIM: Verwaltet die marketing- und vertriebsrelevanten, beschreibenden Daten und fungiert als Brücke zwischen den kaufmännischen Daten (aus dem ERP) und den visuellen Medien (aus dem DAM), um sie für den Kunden aufzubereiten.
Welche Abteilungen profitieren am meisten von einem PIM-System?
PIM ist ein abteilungsübergreifendes Werkzeug, für alle Mitarbeiter*innen, die mit den Produktdaten arbeiten. Am stärksten profitieren:
- Produktmanagement: Durch die zentrale und strukturierte Datenerfassung
- Marketing & E-Commerce: Durch die schnelle Ausleitung in alle Kanäle (Webshop, App, Social Media)
- Vertrieb: Durch stets aktuelle und korrekte Datenblätter und Preislisten
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