Was ist ein PIM-System?

Falls Sie Produktdaten zum Teil auch in anderen Systemen pflegen, z.B. Artikelnummern, -namen und -preise in Ihrem ERP-System, dann ist es wichtig, dass Sie diese ins PIM-System per Import oder Schnittstellen übernehmen können. Die PIM-Systeme bieten hier unterschiedlich viele Import-Formate an, wie z.B. CSV, Excel, BMEcat XML, GOM XML, TecDoc TAF, um Datenänderungen zu festen Zeitpunkten (z.B. nachts) aus anderen Systemen zu übernehmen. Einige haben auch Funktionsschnittstellen, um on demand Datenänderungen aus anderen Systemen abzugreifen, z.B. per Webservice SOAP oder REST. Die Systeme unterscheiden sich oft darin, wie einfach ein Import oder eine Schnittstelle für die Integration der eigenen Systeme konfiguriert werden kann. Hier lohnt es sich, über Kundenreferenzen nach deren Erfahrungen mit dem jeweiligen PIM-System zu fragen.

Nach dem Import von Basisdaten, werden im PIM weitere Produktdaten ergänzt, z.B. Marketingtexte, die nicht im ERP-System gepflegt sind, die Zuordnung von Produktkategorien und die Ergänzung von Produktbeziehungen. Insbesondere für technische Branchen ist es wichtig, technische Kenndaten strukturiert einzugeben, z.B. Parameter wie Temperaturbereich, Maße oder Druck, denn das kann die Effizienz des täglichen Datenmanagements deutlich verbessern. Das technologieführende PIM-System ANTEROS ist hier besonders stark und bietet verschiedene Datentypen, eine Schachtelung von Parametern, die Berechnung von Parametern aus anderen (z.B. Volumen aus Länge, Breite, Höhe oder einer Web-Beschreibung aus festen Textbausteinen und Parametern) u. v. m.

Wichtige Informationen zu einem Produkt sind auch Bilder wie Produktfotos oder Zeichnungen aber auch Dokumente wie Sicherheitshinweise, Bedienungsanleitungen oder Videos. In Webshops werden Produktbilder und Begleitdokumente immer wichtiger für die Kaufentscheidung der Kunden. Aber auch für Kataloge und Preislisten sind Produktbilder hilfreich, damit Kunden schnell und intuitiv die gewünschten Informationen finden. Einige PIM-Systeme haben eine integrierte Mediendatenbank für Bilder und Dokumente, während andere über Schnittstellen Fremdsysteme anbinden. Bei den integrierten Mediendatenbanken (MAM, DAM) reicht es aus, Bilder nur einmal in Printqualität hochzuladen und dann erzeugen Konverter automatisch daraus andere Formate, z.B. Web-groß und -mini oder Bilder im Amazon-Format. Damit ist die Anzeige kleiner Produktbilder in den PIM-Listen viel schneller und das System kann die Bildvarianten auch direkt für Webshops oder generierte Produktkataloge nutzen - sie müssen nicht für jede Nutzung wieder generiert werden.

Wenn Sie Ihre Produkte in mehrere Länder exportieren, kann es wichtig sein, die Produktinformationen nicht nur in Deutsch, sondern auch in Englisch und vermutlich noch in weiteren Sprachen aufzubereiten. Denn bei den Kunden kommen Verkaufsunterlagen mit Produktinformationen in der eigenen Sprache schon verkaufsfördernd an! Die Übersetzung der Texte kann aber unterschiedlich aufwändig werden in den verschiedenen PIM-Systemen. Ohne Übersetzungsunterstützung müssen Sie stets selber im Blick behalten, welche Texte Sie geändert haben, um sie anschließend stets in die anderen Sprachen zu übersetzen. Eine Übersetzungsunterstützung im PIM kann diesen Aufwand deutlich reduzieren.

Einige PIM-Systeme haben ein integriertes Übersetzungsmodul, während andere über Schnittstellen Fremdsysteme anbinden. Die integrierten Übersetzungsmodule ermöglichen in der Regel, wie mit einem Magneten alle Texte aufzulisten, die entweder noch gar nicht übersetzt wurden oder deren Haupttext sich geändert hat. Das Übersetzungsmodul vom technologieführenden ANTEROS zeigt auch noch farblich an, was sich inzwischen bei diesen übersetzungsrelevanten Texten seit der letzten Übersetzung geändert hat. Der Übersetzer oder die Landesgesellschaft kann entweder direkt im ANTEROS.tm die Übersetzungen eintragen oder in einem Excelexport, um anschließend die Datei mit den Übersetzungen zu importieren und freizugeben.

Einige PIM-Systeme bieten Funktionen, um die Qualität der Produktdaten gezielt zu prüfen und zu verbessern. Das ist umso wichtiger, wenn Sie zunehmend mehr Daten mit dem PIM-System pflegen oder Daten von Lieferanten ins PIM übernehmen wollen. In diesen Systemen kann man oft selber Prüfkriterien oder Prüfberichte erstellen, um die Qualität der Produktinformationen, Bilder oder Dokumente zu prüfen, z.B. ob schon Marketingtexte in Deutsch und Englisch eingegeben wurden oder pro Bild mindestens ein Bild verknüpft ist. Die Prüfergebnisse kann man in einem Dashboard übersichtlich zusammenstellen. So kann man die Qualität der Daten nicht nur überwachen, sondern gezielt in diese Objekte springen, um die Daten zu verbessern. Wenige Systeme (wie ANTEROS.qm) bieten zusätzlich noch die sogenannten Qualitätsstufen (Quality Gates) an, womit man Meilensteine deutlich besser erreichen kann, weil man Zwischenergebnisse regelmäßig überwacht. In Kombination mit Qualitätsberichten und dem Dashboard kann man so einer stufenweisen Eingabe von Daten im Team Rechnung tragen, in der beispielsweise ein Mitarbeiter für die Marketingdaten und ein anderer für die technischen Kenndaten zuständig ist.

Damit Sie Händlern und Partnern Ihre Produktdaten geben können, z.B. für deren eigenen Webshop oder Katalog, sollten Sie prüfen, welches Format vom Händler / Partner akzeptiert wird. Die Formate variieren durchaus von Branche zu Branche. So sind Formate wie DATANORM und GAEB bei Bau-Zulieferern relevant, Arge in der SHK-Branche oder TecDoc bei Automobilzulieferern. Neben dem eigentlichen Datenaustauschformat werden häufiger auch Daten nach einer Standardklassifikation wie ETIM oder ECLASS angefragt. Auch wenn es hier Standards gibt, kommt es doch oft vor, dass Kunden verschiedene Standards oder Standard-Versionen anfragen. Hier sind intensive Absprachen mit Ihren Partnern und ggf. auch ein kompetenter PIM-Dienstleister gefragt.

Mit Workflows kann man die eigenen Prozesse im PIM-System konfigurieren. So kann man das schrittweise Arbeiten verschiedener Personen an den Produktinformationen gezielt über Workflowzustände, Zustandsübergänge, Berechtigungen und Aktionen steuern. In der PIM-Software ANTEROS können Sie selber Workflows in einem graphischen Editor erstellen, ins PIM überführen (deploy) und dann Workflow-gesteuert arbeiten.

Wenige PIM Anbieter offerieren auch eine App, mit der Kunden gezielt nach Ihren Produkten suchen, sie vergleichen und dann anfragen oder bestellen können. Die Webshopfunktionen sind dabei nicht nur für Android und iOS verfügbar, sondern lassen sich flexibel erweitern, zum Beispiel um eine Fotofunktion mit der fotografierte Ersatzteile automatisch mit passenden Produkten im Shop abgeglichen werden können.