POLOPLAST: PIM-Einführung mit Händler-Exporten und 100% Katalogautomatisierung

Anwenderbericht zum PIM-Projekt: Livemitschnitt des Forum-Vortrags

POLOPLAST - innovativer Rohrhersteller

Seit über sechzig Jahren findet POLOPLAST innovative Antworten auf technologische Fragen zu Rohrsystemen aus Kunststoff und Polymer-Compounds. Was in den 50ern als regionaler Nischenplayer für die Herstellung von Kunststoffrohren begann, ist mittlerweile ein Branchenführer in der europäischen Rohrindustrie.

Wieso benötigt POLOPLAST ein PIM-System?

Vor der PIM-Einführung sah sich POLOPLAST mit steigenden Herausforderungen im Bereich der Produktinformationen konfrontiert. Es wurden immer mehr Daten in unterschiedlichen Formaten angefragt. Aus den steigenden Anforderungen resultierte ein steigender Pflegeaufwand und sogar eine Mehrfachpflege der Daten.

Ziel des PIM-Projekts war eine zentrale Verwaltung und Nutzung der Produktdaten. Außerdem sollte die Daten- und der Servicequalität an die Qualität ihrer Premium-Produkte angepasst werden.

Ein langer Weg zum richtigen PIM-System

2019

begann POLOPLAST bereits eine Basisrecherche zum Thema PIM-System.

2020

hat POLOPLAST ein Lastenheft für das PIM-Projekt erstellt und relevanter PIM-Anbieter in einer Long-List zusammengestellt. Nach einer ersten Bewertung der Anbieter wurde die Liste auf eine Short-List der besten PIM-Anbieter reduziert. Mit diesen Softwarefirmen hat POLOPLAST Präsentationen mit vorgegebenen Use Cases durchgeführt und Angebote eingeholt, um den für sie besten Anbieter zu ermitteln. Zu den funktionalen Anforderungen zählen die Pflege von Multi-Hierarchien, die automatische Generierung von Print-Preislisten, ein dynamischer Webkatalog und die optimale Nutzung von Händler-Schnittstellen. Im Hinblick auf den Softwareanbieter war es POLOPLAST wichtig, einen zukunftsfähigen Partner zu finden.

2021

hat sich POLOPLAST für die INCONY AG und ihre Software ANTEROS als PIM-System entschieden.

Gründe für das PIM-System ANTEROS

Für POLOPLAST waren insbesondere die folgenden Punkte in ihrer Entscheidung für ANTEROS und gegen die anderen PIM-Systeme wichtig:

  • die hohe Standardisierung der Software ANTEROS
  • die große Auswahl an vollintegrierten Modulen
  • die einfache Darstellung von Workflows
  • die sehr flexiblen Import- und Exportmöglichkeiten
  • die 100% Printautomatisierung - die mit Abstand beste automatische Printgenerierung von allen PIM-Anbieter.

„Mit ANTEROS haben wir Zeit und Kosten gespart. Die Implementierung ging rasch voran, die Datenpflege ist sehr effizient und  hat unsere Datenqualität und Datenintegrität erhöht. Wir sind flexibel mit den starken Import-/Export Schnittstellen und die automatische Printgenerierung hat viele Kollegen glücklich gemacht. Unsere Ausleitungen sind zuverlässig – egal ob Print, Web oder Exporte – kaum Korrekturschleifen und äußerst geringe Fehlerquote "

POLOPLAST
Peter Sollak, POLOPLAST

ANTEROS in der POLOPLAST IT-Landschaft

Zu Beginn des PIM-Projekts wurde in der Konzeptphase genau definiert, wie ANTEROS in die IT-Landschaft von POLOPLAST zu integrieren ist. Nach diesem Plan wurden anschließend die passenden Schnittstellen, Importe und Exporte verfeinert und konfiguriert. In der unten stehenden Grafik ist die Integration von ANTEROS visualisiert.

 

Eine wichtige Schnittstelle besteht zum ERP-System von POLOPLAST, über die regelmäßig und automatisiert Produkt-Stammdaten vom ERP an das PIM-System übertragen werden. In PIM werden die Produktdaten angereichert mit Texten, Parametern, Mediendaten und Übersetzungen. Dabei werden die Prozesse zur Datenpflege durch Workflows, also vordefinierten Aufgabenabläufen, gesteuert.

 

Eine weitere wichtige Schnittstelle besteht zwischen ANTEROS und der bei POLOPLAST im Einsatz befindlichen CADClick® Technologie. Hiermit können CAD-Modelle und fertige CAD-Zeichnungen automatisiert erzeugt und in den Webkatalog und Webshop eingebunden werden. Außerdem werden über die Printengine von ANTEROS vollautomatisch aus PIM-Daten Preislisten und Etiketten generiert, über ANTEROS-Exporte an Händlerportale wie Arge, IG Neue Medien und OXOMI ausgeleitet und im BMEcat-Format als Ausschreibungstexte exportiert.

POLOPLAST IT-Landschaft mit dem PIM ANTEROS

Funktionen für eine effiziente Datenpflege

POLOPLAST nutzt eine Vielzahl von ANTEROS-Standardfunktionen, um den Aufwand ihrer Datenpflege zu minimieren. So verwenden sie Produktreihen, um identische Daten von Produktvarianten effizient zu pflegen und die Übersichtlichkeit der Daten zu erhöhen. Über einfach bedienbare Editoren können sie die Daten eingeben. Um die Übersichtlichkeit zu erhöhen, sind Datenfelder in verschiedene Reiter gruppiert.

 

Auch einfach eingebbar sind bei ANTEROS Produktkategorien, die ähnlich zu einem Katalog-Inhaltsverzeichnis die Produkte in Kapitel, Unterkapitel etc. strukturieren. POLOPLAST nutzt nicht nur einen Kategorienbaum, sondern arbeitet parallel mit zwei Klassifikationen. Einen Kategorienbaum haben sie selber als Firmenstruktur definiert, den sie beliebig und einfach jederzeit erweitern können, wenn es Sortimentserweiterungen notwendig machen. Außerdem nutzen sie die für ihre SHK-Branche wichtige Standardklassifikation ETIM im System für Händlerexporte. Die Produkte können also gleichzeitig der eigenen Struktur und der ETIM-Struktur zugeordnet werden. Abhängig von der Kategorie können sich folgend beispielsweise Parameterdefinitionen und Bezeichnungen unterscheiden.

 

Um die Marktanforderungen von ARGE zu bedienen, ist es für POLOPLAST wichtig, Produkte und Medien zeitlich planen zu können. Dafür können sie auf die Standardfunktion der Gültigkeit in ANTEROS zurückgreifen, mit der sie die Anzeige von abgelaufenen Informationen verhindern.

 

Eine weitere Funktion, die den Aufwand der Datenpflege deutlich verringert, ist die Verwendung von Berechnungsregeln, mit denen POLOPLAST Artikelbezeichnungen automatisch generiert. Hierfür wird zunächst eine Textschablone mit Hilfe von Platzhaltern erzeugt und anschließend am Produkt automatisch mit entsprechenden Daten gefüllt. Da die Berechnungsregeln schon bestehende Daten als Bausteine nutzen, ist die Datenintegrität garantiert. POLOPLAST erstellt und pflegt diese Berechnungsregeln selbst, ohne dass Programmierkenntnisse erforderlich sind. Im folgenden Screenshot sieht man im Datenfeld "Artikelbezeichnung komplett" (unten rechts), dass hier Daten aus drei verschiedenen Feldern zusammen gesetzt werden. Es sind aber auch umfangreichere Abfragen, feste Füllworte etc. möglich. Die komplexeste Berechnungsregel, die POLOPLAST bis dato selber erstellt hat, ist das Generieren von Produkt-Ausschreibungstexten aus zahlreichen Produkt-Datenfeldern mit Abfragen, welche der Felder gefüllt sind.

PIM Berechnungsregeln Screenshot

Effiziente Übersetzung in sechs Fremdsprachen

Alle Daten werden bei POLOPLAST in sieben verschiedenen Sprachen verwaltet. Für eine sehr gute Übersicht über alle Texte im PIM-System verwendet POLOPLAST das Wörterbuch von ANTEROS. Damit können die Mitarbeiter zeiteffizient die Übersetzungen vornehmen. Denn ANTEROS markiert alle Texte automatisch mit einem Übersetzungsstatus (in Ampelfarben), um schnell zu sehen, bei welchen neuen oder geänderten Texten noch Übersetzungen notwendig sind. Oft sind in dieser Liste nur wenige noch offene Übersetzungen, die sie gezielt in die Fremdsprachen übersetzen.


POLOPLAST kann die Übersetzung auf der einen Seite direkt im System durchführen. Zum anderen können sie die offenen Übersetzungen aber auch per EXCEL-Datei exportieren, einem Übersetzer senden und dann sehr einfach die fertigen Übersetzungen direkt importieren. Bei beiden Übersetzungsmöglichkeiten wird im Text immer farblich hervorgehoben, was sich bei geänderten Texten seit der letzten Übersetzung verändert hat.

 

Über den Filter für Übersetzungsrelevante Texte und die Änderungsmarkierung spart POLOPLAST deutlich Übersetzungsaufwände.

Vielzahl von Ausleitungsmöglichkeiten

Automatisierte Printgenerierung von Preislisten und Sortimentslisten

Vor der Einführung von ANTEROS wurden die Preis- und Sortimentslisten von POLOPLAST mit einem hohen Aufwand manuell in Adobe InDesign erstellt. Heute nutzen sie mit ANTEROS die 100% automatische Generierung von Printdokumenten. Um diese Dokumente mit ANTEROS zu automatisieren, musste die Systematik der Dokumente im Sinne von Layout und Datenzusammensetzung in Form von Regeln erarbeitet und dann im ANTEROS-System konfiguriert werden.

 

Jetzt kann POLOPLAST Printdokumente mit wenigen Klicks automatisiert erstellen und hat dabei sogar noch folgende Variationsmöglichkeiten bei der Printgenerierung:

  • verschiedene Märkte
  • verschiedene Sprachen
  • verschiedene Sortimente
  • mit und ohne Preise

 

Neben den Produktseiten werden auch Verzeichnisse und Legenden gänzlich automatisiert erzeugt werden, genauso die Hervorhebung beziehungsweise Markierung von neuen Artikeln. Außerdem ergänzt POLOPLAST Titelseiten und verknüpft diese an die jeweilige Publikation in ANTEROS.

 

Damit kann POLOPLAST nicht nur Komplettkataloge für die verschiedenen Märkte sondern auch Neuheitenkataloge oder beliebige Kundenauszüge mit wenigen Klicks als fertige PDF-Dateien in ANTEROS generieren.

Mit ANTEROS automatisch generiertes Deckblatt
Mit ANTEROS automatisch Preislisten generieren
Mit ANTEROS automatisch Preislisten generieren

Automatische Erstellung von Etiketten mit PIM-Daten

Neben den Preislisten und Sortimentslisten nutzt POLOPLAST die Printengine von ANTEROS auch für die automatische Erstellung von Etiketten. Im Etiketteneditor von ANTEROS.label kann POLOPLAST Etiketten-Schablonen erstellen (siehe Abbildung unten, linke Seite). In der Schablone können feste Elemente wie das POLOPLAST-Logo, aber auch dynamische Elemente wie eine Artikelnummer oder bestimmte Parameter angegeben werden. Man kann sogar für einen EAN-Parameter definieren, dass hieraus automatisiert ein Barcode von ANTEROS generiert und auf dem Etikett angedruckt wird.

 

Auf diese Weise muss POLOPLAST nur einmal die verschiedenen Etikettenarten systematisieren über wenige Schablonen und kann diese dann mit den Produkten verknüpfen, um automatisch Produkt-Etiketten mit Daten zum Produkt zu erstellen.

Automatische erstellte Etiketten von Poloplast
automatische Etiketten

Webkatalog

Ohne zusätzlichen Pflegeaufwand verwendet POLOPLAST ihre Produktdaten nicht nur für die Printgenerierung, sondern auch für ihren Webkatalog. Der Webkatalog dient als zentrales Portal für alle Produktdaten: Produkt-Varianten mit all ihren technischen Kenndaten, Bildern und Zeichnungen, aber auch deren Zubehör, Ersatzteile, Dokumente, Videos und CAD-Daten.

 

POLOPLAST kann für jedes Produkt individuell entscheiden, ob es ausschließlich in Print, ausschließlich im Web oder in beiden Formaten präsentiert werden soll. Darüber hinaus können Publikationen zur Differenzierung von Märkten und Sortimenten genutzt werden.

Screenshot des automatisch erstellten Webkatalogs von Poloplast

Händler-Plattformen

POLOPLAST nutzt den Sanitärgroßhandel als 3-stufigen Vertriebsweg. Die Händler haben in den letzten Jahren immer mehr und gut strukturierte Produktdaten angefragt. In der SHK-Branche sind dazu einige Datenstandards etabliert, wie ARGE Neue Medien (Building-masterdata.com) oder IG Neue Medien. Bei diesen Formaten ist genau vorgegeben, welche Daten zu liefern sind: neben Basisdaten wie Preis, Verpackung, EAN auch Verkaufstexte, Zubehör- und Ersatzteilrelationen sowie Verweise auf Bilder und Dokumente. Als Klassifikation hat sich außerdem ETIM als Branchenstandard etabliert.

 

 ANTEROS setzt diese Anforderungen um und ermöglicht einen automatischen Export mit einer deutlich höheren Geschwindigkeit, weniger Fehlern, der Möglichkeit zu flexiblen Anpassungen und umfangreicheren Daten als zuvor.

POLOPLAST steigert die Wettbewerbsfähigkeit durch ANTEROS

POLOPLAST hat sich dank des PIM-Systems ANTEROS deutlich in ihrer Wettbewerbsfähigkeit gesteigert. Dabei profitieren sie neben der schnellen Umsetzung und der effizienten Datenpflege besonders von der vollautomatischen Printgenerierung. In der Datenpflege lassen sie einige Produktdaten über Berechnungsregeln aus mehreren Datenfeldern automatisch zusammensetzen. Im Dashboard sehen haben sie eine gute Übersicht über die Datenqualität ihrer Daten und können damit gezielt Verbesserungen vornehmen. Außerdem hat POLOPLAST durch die flexiblen Exporte Vorteile bei ihren Handelspartnern erzielt.

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Das PIM-System der INCONY AG erlaubt Ihnen eine effiziente Datenpflege und die gezielte und übersichtliche Kontrolle Ihrer Daten. Außerdem können Sie selber einfach und flexibel in unterschiedlichen Zusammenstellungen für Händler oder eigene Zwecke Produktdaten exportieren. Die leistungsfähige Printengine ermöglicht Ihnen Kataloge, Preislisten und Datenblätter per Knopfdruck zu generieren - auch in beliebigen Auszügen. Sie können auf Anfragen aus Ihrem Vertrieb und von Partnern schnell und einfach eingehen!

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