Wie fördern eine Wissens- und eine Dokumentendatenbank die internationale Zusammenarbeit?
Case Study zur Wissens- und Dokumentendatenbank: Livemitschnitt des Forum-Vortrags
Mit ANTEROS hat die MC-Bauchemie ein zentrales PIM-System eingeführt, um Produktdaten und Dokumente weltweit einheitlich zu verwalten. Heute profitieren über 25 Landesgesellschaften von einer zentralen Plattform, automatisierten Prozessen und schnellen Zugriffsmöglichkeiten die die internationale Zusammenarbeit fördern.. Ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung und globalen Effizienzsteigerung.
Quelle: MC-Bauchemie
Vorstellung der MC-Bauchemie und des Referenten
MC-Bauchemie ist ein international tätiges Familienunternehmen in dritter Generation und zählt zu den führenden Herstellern bauchemischer Produkte und Techniken. Seit über 60 Jahren unterstützt das Unternehmen die am Bau beteiligten Akteure als verlässlicher Partner. Was im Ruhrgebiet begann, hat sich zu einer globalen Unternehmensgruppe entwickelt. Heute ist MC-Bauchemie mit mehr als 3.000 Mitarbeitern in über 40 Ländern weltweit vertreten.
Marco Lombardo ist seit 2012 bei MC-Bauchemie tätig. Er begann seine Laufbahn im Unternehmen als Vertriebsleiter und ist heute als Head of Business Processes & Digitalisation für die Weiterentwicklung und Digitalisierung der Geschäftsprozesse verantwortlich. In seiner Funktion als Projektleiter koordiniert er auf Seiten von MC-Bauchemie sowohl die organisatorischen als auch die technischen Aspekte der Umsetzung.
Motivation für das Projekt mit ANTEROS
Vor der Einführung des PIM-Systems ANTEROS standen bei MC-Bauchemie zwei zentrale Herausforderungen im Vordergrund: die effiziente Pflege von Produktdaten und die optimierte Erstellung von Dokumenten. Bisher wurden Datenblätter manuell mit Word-Vorlagen erstellt und bearbeitet, ein zeitintensiver Prozess, der fehleranfällig war. Gleichzeitig wurden Änderungen an die Auslandsgesellschaften per E-Mail kommuniziert, was oft zu einem verzögerten Informationsfluss und veralteten Dokumentversionen führte.
Ein weiterer Fokus lag auf der Zentralisierung der Produktdokumentation. Das Ziel bestand darin, alle Dokumente weltweit in einem zentralen Portal verfügbar zu machen, länderspezifische Inhalte zu berücksichtigen und die interne Wissensnutzung zu verbessern. Durch die Einführung automatisierter Workflows und Druckregeln sollten die Erstellung von Dokumenten beschleunigt, Fehler reduziert und die Einhaltung der Corporate Identity in allen Organisationen sichergestellt werden.
Weltweiter Einsatz des PIM-Systems zur Pflege der Datenblätter
ANTEROS wird mittlerweile von über 25 Landesgesellschaften bei MC-Bauchemie genutzt. Jede Gesellschaft übersetzt die Texte der Datenblätter mithilfe von DeepL in die jeweilige Landessprache, erstellt eigenständig technische Dokumente wie Datenblätter, Leistungserklärungen oder Broschüren und versieht sie mit nationalen Fußzeilen. Anschließend werden die Dokumente automatisiert auf den jeweiligen Websites und Portalen bereitgestellt.
Die Erstellung der Dokumente erfolgt workflow-gesteuert: Prüfer werden informiert, bevor das Dokument final erstellt wird. Länderversionen können parallel übersetzt und über den nationalen Workflow erzeugt werden. Bereits vorhandene Produkte können dabei mit nationalen Dokumenten wie Prüfzeugnissen oder Broschüren ergänzt werden.
Für sicherheitsrelevante Datenblätter arbeitet die MC-Bauchemie mit der ChemGes-Software. ChemGes erstellt die Gefahrstoffeinstufung basierend auf der Rezeptur und hält diese nach nationalen und internationalen Regularien aktuell. Über eine Schnittstelle werden die Sicherheitsdatenblätter automatisch in ANTEROS hochgeladen und mithilfe einer Mapping-Tabelle den entsprechenden Produkten zugeordnet. Dabei werden Informationen zur Produktart sowie die Deaktivierung von Produkten automatisch in der Produktreihe hinterlegt.
Wie wird der internationale Zugriff auf die Dokumente gewährleistet?
Dokumentenportal basierend auf ANTEROS.mp
MC-Bauchemie nutzt das Dokumentenportal als zentrale Plattform zur Verwaltung und Bereitstellung aller technischen und produktbezogenen Dokumente.
Es existieren zwei separate Portale:
Internes Portal: Für Vertrieb und technischen Außendienst (THD), um technische Unterlagen im Schnellzugriff bereitzustellen
Externes Portal: Für Kunden, um den Zugriff auf aktuelle Dokumente zu ermöglichen
Die Suche und Nutzung der Dokumente wurde durch ein dreistufiges Filtersystem optimiert:
Grobe Sortierung nach Kontinenten: Nur aktuell verfügbare Länder werden angezeigt.
Länderspezifische Sprachauswahl: Es werden ausschließlich die nationalen Sprachen des jeweiligen Landes angeboten (z. B. Belgien: Französisch, Niederländisch, Englisch).
Dokumenttyp und Produktsuche: Nutzer können gezielt Dokumententypen auswählen und Produktnamen oder Teilbezeichnungen eingeben. Ohne Auswahl wird das gesamte verfügbare Produktprogramm angezeigt, sofern Dokumente in der gewünschten Sprache hinterlegt sind.
Die Ergebnisliste wird nach Sprache gruppiert. Eine Mehrfachauswahl von Dokumenten ist möglich, ebenso der direkte Download, das Zusammenstellen einer Sammelmappe oder der Versand per E-Mail. Auf diese Weise sorgt das Portal für schnelle, zentrale und zielgerichtete Bereitstellung von Dokumenten, intern wie extern, und erleichtert die Arbeit der Vertriebsteams weltweit.
Product World basierend auf ANTEROS.web
Neben der Bereitstellung von Dokumenten im Dokumentenportal werden alle Informationen auch in der Product World hinterlegt, einer globalen, internen Wissensdatenbank zu sämtlichen Produkten der MC-Bauchemie. Die Product World steht allen Landesgesellschaften und Mitarbeitern weltweit zur Verfügung und gewährleistet so den Zugriff auf aktuelle Produktinformationen für alle relevanten Abteilungen. Die Anmeldung erfolgt bequem über Single-Sign-On, wodurch eine einfache und sichere Nutzung der Plattform gewährleistet ist.
Effiziente Suchmöglichkeiten
| Schneller Produktvergleich
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Strukturierte Produktdetailseite
Auf der Produktdetailseite sind alle relevanten Informationen übersichtlich und schnell abrufbar angeordnet. Neben dem Produktbild werden eine Kurzbeschreibung, die Produkteigenschaften und die Anwendungsbereiche angezeigt. Weitere Informationen wie technische Unterlagen, Prüfzeugnisse, Marketingunterlagen oder Assistenzprodukte sind in den entsprechenden Reitern klar strukturiert.
Die Produktseiten wurden individuell für MC-Bauchemie angepasst. So wird der Produzent angezeigt, sodass erkennbar ist, aus welchem Land das Produkt stammt. Dies ist besonders relevant, da MC-Bauchemie an verschiedenen Standorten produziert und die jeweiligen Rohstoffe leichte Anpassungen in den technischen Unterlagen erforderlich machen können. Zudem ermöglicht die Plattform den direkten Kontakt zum Produktmanager, indem E-Mails direkt über die Produktseite formuliert und verschickt werden können.
Anzeige aller Dokumente und Dokumentenmappe
In der Product World können alle Dokumente aus sämtlichen Landesgesellschaften zentral abgerufen werden. Sie sind übersichtlich nach Dokumenttypen gruppiert und lassen sich individuell einsehen sowie herunterladen. Ein besonderes Highlight ist dabei die Dokumentenmappe. Neben dem einfachen Download können Dokumente über eine separate Schaltfläche zu einer persönlichen Mappe hinzugefügt werden.
Die Dokumentenmappe fasst ausgewählte Inhalte in einem einzigen Dokument zusammen. Vor der Generierung kann die Marke ausgewählt werden, da Produkte je nach Land unter verschiedenen Marken geführt werden. Innerhalb der Mappe lässt sich die Reihenfolge der Dokumente flexibel anpassen. Anschließend kann die Mappe gespeichert und jederzeit wieder aufgerufen werden. Alternativ kann sie auch direkt als PDF-Datei erstellt werden. Für unterschiedliche Unternehmensbereiche stehen zusätzlich eigene Schmuckseiten zur Verfügung, die ein Deckblatt mit Markenauswahl, ein Impressum auf der letzten Seite und eine passende Rückseite enthalten.
Ein weiterer Vorteil ist das automatisch generierte Inhaltsverzeichnis. Es wird sprachabhängig erstellt und listet alle enthaltenen Dokumente mit Dokumentenname, -typ und Seitenzahl auf. Es ist vollständig verlinkt, sodass Nutzer per Klick direkt zum entsprechenden Abschnitt springen können.
Zur besseren Orientierung enthält außerdem jedes Dokument in der Fußzeile Angaben zum Dokumenttyp, zum zugehörigen Produkt und zur Seitenzahl sowie das Datum der letzten Workflow-Generierung. Dadurch ist sichergestellt, dass Kunden ausschließlich auf offiziell freigegebene und aktuelle Dokumente zugreifen und nicht auf Zwischenstände von Bearbeitungen.
Seit der Einführung von ANTEROS kann MC-Bauchemie ihre Produktdaten deutlich effizienter pflegen und Dokumente schneller erstellen. Gleichzeitig sichert sie die globale Verfügbarkeit und Qualität der Informationen. Von den zentralen Strukturen, automatisierten Workflows und benutzerfreundlichen Portalen profitieren Mitarbeiter, Landesgesellschaften und Kunden gleichermaßen. Das Ergebnis sind reduzierte Aufwände, weniger Fehlerquellen und eine höhere Servicequalität.
Jetzt selbst erleben, wie effiziente Produktdatenpflege funktioniert
MC-Bauchemie zeigt, wie ANTEROS die globale Pflege von Produktdaten und Dokumenten vereinfacht, automatisierte Workflows die Fehlerquote reduzieren und zentrale Portale wie die Product World und das Dokumentenportal den weltweiten Zugriff auf aktuelle Informationen ermöglichen.
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