Wie steigern ein PIM-System und ein Service-Portal die Effizienz und Kundenerfahrung?
Case Study zum Zusammenspiel von PIM-System und Service-Portal: Livemitschnitt des Forum-Vortrags
TotalEnergies, ein führender Energiekonzern, optimierte mit dem PIM-System ANTEROS seine Produktdatenverwaltung und Kundenkommunikation. Durch zentrale Datenpflege und automatisierte Prozesse wie die Erstellung von Katalogen und Etiketten steigerte das Unternehmen Effizienz und Datenkonsistenz. Ein modernes Service-Portal bietet Kunden und Partnern jederzeit aktuelle Produktinformationen, was die Kundenzufriedenheit und Reichweite deutlich verbesserte.
Quelle: TotalEnergies
Vorstellung des Unternehmens und der Referentin
TotalEnergies ist ein führendes Energieunternehmen in Deutschland, das in den Bereichen Öl, Erdgas, Raffinerie, erneuerbare Energien und Strom aktiv ist. Mit rund 4.000 Mitarbeitenden und Standorten wie den Raffinerien in Leuna und Brunsbüttel versorgt es regionale Kunden und internationale Flughäfen. Das Unternehmen engagiert sich stark in der Mobilitätsforschung mit erneuerbaren Energien. Wichtige Tochtergesellschaften sind Hutchinson (Automobil- und Luftfahrtzulieferer) und SAFT (Batteriehersteller), ergänzt durch Übernahmen im Bereich Batteriespeicher und Energiedienstleistungen.
Die Referentin Natalya Kortmann ist die Leiterin Produkttechnik und Rangemanagement bei TotalEnergies Marketing Deutschland und die Hauptverantwortliche für die Betreuung des PIM-Systems auf der Seite von TotalEnergies.
Die Herausforderungen der Datenpflege bei TotalEnergies
TotalEnergies stand vor der Herausforderung, eine stetig wachsende Menge an Produktdaten effizient zu verwalten. Der manuelle Pflegeaufwand war hoch, die Prozesse aufgrund von Redundanzen und fehlender Automatisierung zeitaufwändig, was zu Verzögerungen und Fehleranfälligkeit führte. Insbesondere die Erstellung von Produktdatenblättern, Katalogen und Etiketten war aufwändig und es bestand Bedarf an einer zentralen Lösung, um diese Prozesse zu vereinfachen und die Datenqualität sicherzustellen. Zudem sollten die Produktinformationen und Etiketten für alle Mitarbeitenden und Partner jederzeit online zugänglich und aktuell sein. Um diese Herausforderungen zu meistern, wurde ein Product Information Management (PIM) System benötigt.
TotalEnergies strebte mit der Einführung eines PIM-Systems also folgende Ziele an:
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Warum entschied sich TotalEnergies für das PIM-System ANTEROS von INCONY?
TotalEnergies hat sich mit INCONY für einen PIM-Anbieter entschieden, der sowohl Produkt als auch Service aus einer Hand anbietet. ANTEROS liefert eine "All-in-One"-Plattform mit integrierten Modulen für Produktdatenmanagement, automatisierte Printgenerierung und Etikettenerstellung. Die flexible Datenstruktur und die intelligente Print-Engine ermöglichen die vollautomatische Erstellung von Datenblättern, Katalogen und Etiketten ohne InDesign.
Die Integration von ANTEROS in die bestehenden Systeme von TotalEnergies wurde durch die Erfahrung von INCONY mit komplexen Datenmodellen unterstützt, was zu einer reibungslosen Implementierung führte.
INCONY leistete während der Implementierung umfassende Unterstützung inklusive Mitarbeiterschulungen, um eine optimale Nutzung des neuen PIM-Systems zu gewährleisten.
In welchen Bereichen nutzt TotalEnergies ANTEROS?
Zentrale Datenpflege
TotalEnergies setzt ANTEROS als zentrales System zur Verwaltung und Pflege der Produktdaten ein. Nach der initialen Datenübernahme im Excel-Format und der regelmäßigen Synchronisation der Stammdaten aus dem ERP-System (SAP) ergänzen und pflegen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Daten in ANTEROS, um sie für die verschiedenen Ausgaben aufzubereiten. Dabei folgt die Organisation der Daten einem vierstufigen Modell: 1. Kategorien, 2. Produktreihen, 3. Produkte und 4. Gebinde (s. Screenshot). Dies ermöglicht eine strukturierte Verwaltung und Konsistenz der Produktinformationen.
Ein zentraler Bestandteil der Datenpflege sind die zahlreichen technischen Details, die ANTEROS standardisiert und konsistent verwaltet. Internationale Spezifikationen, Herstellerfreigaben und Anwendungsempfehlungen werden zur Sicherung der Datenqualität systematisch erfasst und gepflegt. Das System bietet zudem die Möglichkeit zu definieren, welche Informationen in Katalogen und Datenblättern angezeigt werden, was eine präzise Ausgabesteuerung ermöglicht.
Automatische Erstellung von Datenblättern, Katalogen und Etiketten
Die Mitarbeitenden nutzen ANTEROS als Pflegezentrale, in der alle Produktinformationen angereichert und aktualisiert werden, um daraus automatisch Druckunterlagen zu generieren. Mit der Printengine ANTEROS.print werden Datenblätter, Kataloge und Etiketten vollautomatisch erstellt, was zu einer erheblichen Zeitersparnis und Fehlerreduktion führt. So können auch komplexe technische Daten schnell und präzise verarbeitet werden.
Service-Portal für alle Nutzer: Schneller Zugriff auf aktuelle Produktinformationen
Das Service-Portal von TotalEnergies bietet allen Nutzern ohne Registrierung einen einfachen und schnellen Zugriff auf den Schmierstoffkatalog der Marken TotalEnergies und Elf. Obwohl es keine Bestellfunktion gibt, bietet das Portal einen umfassenden Überblick über das Produktsortiment und erleichtert die Navigation durch verschiedene Suchoptionen wie Kategorienbaum, Kachelansichten, Stichwortsuche und erweiterte Suchfunktionen.
In der Produktliste können alle relevanten Informationen zu den Produkten einer Kategorie auf einen Blick eingesehen werden. Zu jedem Produkt gibt es eine Detailseite mit umfassenden Angaben zu Anwendungsgebieten, internationalen Spezifikationen, Herstellerfreigaben und Empfehlungen von TotalEnergies für spezifische Anwendungen. Außerdem sind die Artikelnummern der verfügbaren Packungsgrößen aufgelistet.
Besonders praktisch ist die Datenblattgenerierung: Zu jedem Produkt kann auf Knopfdruck ein Datenblatt erstellt werden, das als PDF-Datei heruntergeladen oder direkt ausgedruckt werden kann. Die favorisierten Produkte können in einer Sammelmappe gespeichert werden, die auch nach einem Neuladen der Seite erhalten bleibt und später einfach wieder aufgerufen werden kann.
Service-Portal+ für Abfüllpartner: Effiziente Etikettenerstellung auf Abruf
Das Service-Portal+ bietet Abfüllpartnern von TotalEnergies einen exklusiven Zugang zur eigenständigen Generierung von Produktetiketten. Die Partner können Etiketten schnell, aktuell und on-demand erstellen, wobei das Abfülldatum automatisch als Generierungsdatum übernommen wird. Verschiedene von TotalEnergies vordefinierte Layouts stehen zur Auswahl. Die Etiketten können entweder selbst gedruckt oder über lokale Druckpartner produziert werden.
Den Partnern stehen bei der Etikettenerstellung zahlreiche Optionen zur Verfügung, wie z.B. Produktsuche über Stichwort, Angabe der Abfüllmenge, Chargennummer, Etikettenanzahl und Abfüller-ID. Diese Parameter werden auf den Etiketten entsprechend dargestellt und der Etikettentyp definiert das Layout.
TotalEnergies behält die volle Kontrolle über Benutzer und Rechte, indem sie Benutzergruppen anlegen und steuern, welche Produkte für die einzelnen Partner sichtbar sind. Ein Protokoll zeigt an, wer welche und wie viele Etiketten erstellt hat.
Durch die zentrale Pflege in ANTEROS werden die Prozesse bei TotalEnergies effizienter gestaltet. Die Mitarbeiter können in einem kategorisierten Datenmodell arbeiten, was den Pflegeaufwand reduziert und die Datenqualität erhöht. Die automatisierte Generierung von Katalogen, Datenblättern und Etiketten spart nicht nur Zeit, sondern stellt auch sicher, dass alle Ausgaben stets auf aktuellen Daten basieren.
Mit dem PIM-System ANTEROS Produktdaten effizient verwalten und online präsentieren
Das PIM-System der INCONY AG ermöglicht Ihnen die zentrale und intuitive Pflege und Verwaltung Ihrer Produktdaten. Durch die automatisierte Generierung von Katalogen, Datenblättern und Etiketten sparen Sie wertvolle Zeit und sorgen für konsistente Daten in allen Kanälen.
Hat Sie der Anwenderbericht von TotalEnergies über die erfolgreiche Einführung von ANTEROS überzeugt? Fordern Sie noch heute eine kostenlose Software-Demo an und erfahren Sie, wie auch Ihr Unternehmen von dieser Lösung profitieren kann. Besuchen Sie auch unseren PIM-Blog und erfahren Sie mehr über die Vorteile von PIM-Systemen!
Steigern Sie mit ANTEROS die Effizienz und Kundenzufriedenheit in Ihrem Unternehmen!
