MC-Bauchemie: Workflows steuern Pflege- und Printprozesse im PIM

Erfahrungsbericht zum PIM-Projekt: Livemitschnitt des Forum-Vortrags

Gründe für ein PIM-System bei MC-Bauchemie

Aufgrund ständiger Weiterentwicklung ihrer Produkte, muss MC-Bauchemie immer mehr Produktdaten verwalten. Dies lässt sich auf die Entwicklung von neuen Produkten, die Integration von weiteren Sprachen und detaillierte Vorgaben für wichtige Daten zurückführen. Zusätzlich werden diese Informationen nicht mehr ausschließlich zu internen Zwecken verwendet, sondern immer häufiger auch von externen Personen angefragt. Daher hat das Unternehmen die Notwendigkeit für eine bessere Datenqualität festgestellt. Bisher wurden Daten auf „mehreren Inseln“ gepflegt, wodurch ein hoher Aufwand für Datenänderungen in mehreren Systemen entsteht. Außerdem ist die Fehlergefahr deutlich, wenn Daten nur auf einem Teil der Inseln verändert werden und so ein inkonsistenter Datensatz verwaltet wird.

 

Neben der Verbesserung der allgemeinen Datenpflege war auch die Erstellung von Datenblättern ein ausschlaggebender Grund für ein crossmediales PIM-System. Vor der Einführung wurden verschiedene Datenblätter manuell erstellt. Dieser Prozess gestaltet sich jedoch nur mit hohem Aufwand, da jedes Mal die entsprechenden Daten gesammelt, das Dokument händisch erstellt und aufwändig abgenommen werden muss. Durch die inkonsistenten Daten kann es ebenfalls unglücklicher Weise vorkommen, dass die verwendeten Informationen nicht immer aktuell sind.

Warum hat sich MC-Bauchemie für ANTEROS von der INCONY AG entschieden?

Bevor sich MC-Bauchemie für ein PIM-System entschieden hat, wurde zunächst eine intensive Marktrecherche mit dem Schwerpunkt PIM durchgeführt und im gleichen Zug an Softwaredemos von mehreren Anbietern teilgenommen. Letztendlich ist die Entscheidung auf ANTEROS von der INCONY AG gefallen, wobei sowohl die Software als auch das INCONY-Team überzeugen konnten.

 

ANTEROS bietet für MC-Bauchemie die besten PIM-Funktionen für ihre sehr komplexen Produktdaten. Zusätzlich zu dem PIM-Aspekt hat die 100% automatische Printgenerierung, durch die die Verwendung von Satzsystemen wie InDesign überflüssig wird, das Unternehmen überzeugt. Zu Beginn des Projekts hat MC-Bauchemie die Gelegenheit genutzt, ANTEROS in einem Proof-of-Concept zu testen. Dabei waren sie überrascht, wie schnell das System ready-to-go war.

 

Noch während der vertrieblichen Phase konnte die INCONY AG mit ihrer sehr kompetenten Beratung überzeugen. Mit tiefgehenden Erfahrungen in der Anwendung von ANTEROS wurden die Anforderungen der MC-Bauchemie schnell verstanden. Darüber hinaus wurde von den Erfahrungen auf Seiten der INCONY AG im Bereich komplexer technischer Daten aus der Technik- und aus der Baubranche profitiert. Während der ersten gemeinsamen Schritte haben die INCONY-Mitarbeiter bereits durch kurze Reaktionszeiten und einen zuverlässigen Support geglänzt.

Effiziente, strukturierte Datenpflege mit ANTEROS.pim

Strukturierte Datenpflege

MC-Bauchemie kann die Produktdaten einfach und übersichtlich im Editor von ANTEROS in mehreren Tabs bzw. Reitern pflegen. Für eine einheitliche Schreibweise von Texten und Werten können sie selber Auswahllisten erstellen, wodurch Fehleingaben und letztendlich inkorrekte Daten vermieden werden können. Um die verschachtelten Kenndaten ihrer Daten zu pflegen, nutzen die Mitarbeiter von MC-Bauchemie sogenannte strukturierte Parameter, die mehrere Parameter vereinen. Ein klassisches Beispiel hierfür ist die Vereinigung der Parameter Länge, Breite und Höhe im strukturierten Parameter Abmessungen. Diese strukturierten Parameter lassen sich für sehr komplexe Parameter wiederum erneut verschachteln. Diese Datenverschachtelung benötigt MC-Bauchemie vor allem für ihre Datenblätter.

Effiziente Datenpflege

Sowohl bei Zahl- als auch bei Textparametern verwendet MC-Bauchemie die Funktion der berechneten Parameter vom PIM-System ANTEROS, um durch die automatisierte Generierung von Texten und Werten Zeit zu sparen. Dafür muss die entsprechende Regel nur einmalig definiert werden und kann anschließend in den Produkten automatisch berechnet werden.

Landesspezifikation

Da MC-Bauchemie international tätig ist, pflegen sie in ANTEROS parallel landesspezifische Sortimente und nutzen dafür eigene Publikationen für die einzelnen Landesgesellschaften. In diesen lässt sich jeweils von ganzen Kategorien bis zum einzelnen Produkt entscheiden, ob es für das Land relevant oder irrelevant ist und dementsprechend, z.B. in Katalogen, auftauchen soll.

Wie ANTEROS in die Infrastruktur von MC-Bauchemie integriert ist

Weitere Informationen zu PIM-Software

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PIM-BlogPIM-Webinar

Datenblätter zu 100% automatisiert mit ANTEROS.print

Für die Generierung ihrer Leistungserklärungen hat MC-Bauchemie einen eigenen Reiter „DOP“ und ein neues Datenobjekt „Norm“ angelegt. Dabei werden gezielt in dem Reiter alle Daten strukturiert und effizient gepflegt. In einem Normobjekt werden alle Parameter, die zur Erfüllung der Norm gesetzt sein müssen, einmalig hinterlegt. Folgend kann ein Produkt, welches die Normanforderungen erfüllt, einfach mit der entsprechenden Norm verknüpft werden und die dort gepflegten Parameter werden automatisch in das Produkt übernommen. So spart sich MC-Bauchemie die Zeit und Mühe, die Normparameter in jedem Produkt wiederholt anzugeben.

 

Auf Basis der eben thematisierten Landesspezifikationen kann in dem Printformular die entsprechende Publikation für eine Landesgesellschaft ausgewählt werden. Weiter lassen sich hier weiterführende Einstellungen zu der Sprache und dem Layout treffen, bevor die Generierung mit einem Knopfdruck gestartet werden kann. Folgend wird das Datenblatt zunächst in einem Entwurfsdokument und ohne Versionsnummer gemäß der Designvorgaben erzeugt. Nach der Freigabe durch einen Prüfer wird die Kennzeichnung des Entwurfs entfernt und die Versionsnummer hinzugefügt. Im Vergleich zur ehemaligen manuellen Erstellung von Datenblättern erfährt MC-Bauchemie durch die Automatisierung eine deutliche Zeiteinsparung.

Datenblätter werden mit der ANTEROS Printengine vollautomatisiert generiert
Vollautomatische Erstellung von Datenblättern ohne die Notwendigkeit eines Satzsystems

Workflows steuern die Datenpflege und Printgenerierung

MC-Bauchemie verwendet die Funktion der Workflows vor allem für die Steuerung der Leistungserklärungserstellung. Dafür können sie sich selbst in dem grafischen Editor in BPMN die Abläufe definieren, wobei jeder angelegten Aufgabe eine Rolle zugeordnet wird. Diese Rolle bestimmt dabei, wer welche Aufgaben bearbeiten darf, dabei können Einzelnutzer oder auch Gruppen von Benutzern angesprochen werden. So hat MC-Bauchemie für jede Sprache einen eigenen Prozess angelegt und bei Fremdsprachen werden Personen aus den entsprechenden Landesgesellschaften für den Übersetzungsprozess miteinbezogen. Da der Workfloweditor gänzlich in ANTEROS integriert ist, lassen sich auch Checklisten an den Aufgaben hinterlegen. Diese überprüfen bei einem Prozessübergang, ob die Aufgabe im PIM-System als erledigt gekennzeichnet wurde. Nur wenn dies der Fall ist, kann der Prozess in den nächsten Schritt übergehen. Durch die volle Integration in ANTEROS ist es ebenfalls möglich sich die Aufgaben aus einem Workflow, für die man zuständig ist, im Dashboard anzuzeigen. So erhält jeder Verantwortliche permanent einen Überblick über seine zu erledigenden Aufgaben.

 

Ist ein Workflow, für beispielsweise ein Datenblatt, komplett abgeschlossen und das Dokument somit freigegeben, wird es automatisch über ANTEROS zur Website von MC-Bauchemie übertragen, sodass es dem Unternehmen möglich ist, tagesaktuelle Datenblätter anzubieten.

Bei der Erstellung eines Workflows jeder Aufgabe einen Bearbeiter zuweisen

Resümee von MC-Bauchemie: „Wir sind begeistert“

Die Einführung des PIM-Systems ANTEROS bei MC-Bauchemie ist zusammenfassend sehr erfolgreich abgelaufen. Die Software überzeugt durch ihre Fähigkeit zur sehr strukturierten Datenpflege der komplexen Produktinformationen und Leistungserklärung-Vorgaben. In Kombination mit der Nutzung von berechneten Parametern und Vorgabewerten erfährt das Unternehmen in der Dateneingabe einen deutlichen Effizienzgewinn und fehlerhafte Eingaben werden vermieden. Ergänzt werden die positiven Erfahrungen der Datenpflege mit dem automatisierten und Workflow-gesteuerten Prozess zur Erstellung und Generierung der Datenblätter. All diese Punkte wurden dank der kompetenten Beratung und dem zuverlässigen Support der INCONY-Mitarbeiter zur vollsten Zufriedenheit von MC-Bauchemie umgesetzt.

 

Auf Basis dieser positiven Erfahrungen hat sich MC-Bauchemie dazu entschlossen, den Einsatz von ANTEROS im Unternehmen weiter auszubauen. In Zukunft soll das System zunächst um 15 weitere Länder, mit eigenen Zusatzsortimenten und Übersetzungen, erweitert werden. Zusätzlich ist die Integration des Etiketteneditors zur automatisierten Erstellung und ein Informationsportal, welches ein Medienportal und einen Webkatalog vereint, geplant.

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